Moderne Kommuni­kation mit Mietern und Eigentümern

Online Portal zur INtex Hausverwaltung

Kommunikation

Digitaler Austausch

Das Online Protal bindet die Mieter und Eigentümer enger an Ihre Hausverwaltung an, indem sie die gesamte Kommunikation digitalisiert und bündelt. Sie stellen etwa Mitteilungen im Organizer-Modul der INtex Hausverwaltung ein, die Nutzer können diese in ihrem Online-Zugang jederzeit einsehen und lesen. Umgekehrt können die Mieter Nachrichten an die Hausverwaltung verschicken, etwa um Fragen zu klären oder Mängel zu melden. Die Kommunikation erfolgt dabei DSGVO-konform, denn die Datenübertragung findet anders als bei Email in jedem Fall SSL-verschlüsselt statt, eignet sich also auch für den Austausch vertraulicher Informationen. Schließlich können auch Dokumente wie Abrechnungsbelege den Mietern und Eigentümern zur Verfügung gestellt werden. In einer Liste der Ansprechpartner können Sie die Kontaktdaten zu Ihren Mitarbeitern und Dienstleistern für Notfälle (z.B. für Fahrstuhl, Heizung) dauerhaft zur Verfügung stellen.

 

Einrichtung

Einfache Einrichtung

Die Einrichtung des Online Portals ist denkbar einfach, denn die Mieter/Eigentümer müssen ihrerseits nichts installieren - sie müssen nur eine von Ihnen mitgeteilte Website-Adresse aufrufen. Damit ist der Nutzer völlig unabhängig von verwendeten Betriebssystemen und Geräten - vom Android Smartphone über iPads bis hin zu Windows Desktop PCs und Apple Notebooks geht alles. Sie als Hausverwalter richten die Zugänge für die Nutzer hausspezifisch mit Benutzername, Einheit und Passwort ein. Somit wird sichergestellt, dass jeder Nutzer nur die für ihn relevanten Angaben sieht und bei der Kommunikation auch eindeutig identifizierbar ist. Und die Oberfläche des Portals ist ganz einfach und intuitiv gehalten, so dass auch Computer-Laien damit zurechtkommen.

 Einrichtung ...

Mitteilungen

Mitteilungen und Eingaben

Regelmäßig haben Sie als Hausverwaltung den Mietern und Eigentümern etwas mitzuteilen - sei es eine neue Hausordnung, Datumsangaben zu Ihren Betriebsferien, Angebote von Handwerkern für Sanierungsmaßnahmen oder das Ergebnis einer Legionellen-Untersuchung. Statt Papieraushängen, die gern auch mal verschwinden, machen Sie diese Mitteilungen über Organizer/Korrespondenz in der INtex Hausverwaltung digital - dauerhaft und nachweisbar. Und wenn der Nutzer umgekehrt Ihnen etwas mitteilen möchte, kann er dies über das Online Portal einfach, sauber, ohne Warteschleife auch außerhalb Ihrer Bürozeiten tun. Die Eingaben landen wiederum direkt in Organizer/Korrespondenz der INtex Hausverwaltung unter Posteingang. Das ist effektive Kommunikation.

 

Belegeinsicht

Belege und Zähler

Enormen Aufwand können Sie sich durch die digitale Beleg- und Dokumenteneinsicht sparen. Laden Sie in Organizer/Dokumente etwa die Rechnungsdokumente und anderen Belege für die Abrechnung hoch und geben diese für die Nutzergemeinschaft eines Hauses frei. Statt x Termine mit einzelnen Mietern und Eigentümern abzuwickeln und alles immer wieder zu kopieren, erledigen Sie die den Nachweis so mit minimalem Aufwand und zur Zufriedenheit aller Mieter und Eigentümer. Die Unterlagen können nämlich jederzeit erneut und in aller Ruhe ohne Erzeugung von Papierbergen gesichtet werden. Die Nutzer werden Ihnen für diese Erleichterung dankbar sein.

Darüber hinaus können Sie die Zähler- und Verbrauchsdaten der Einheiten für die Nutzer online stellen. So können die Nutzer jederzeit überprüfen, welche Daten bei Ihnen in der HV hinterlegt sind und ob jüngste Zählerstandsmeldungen Berücksichtigung fanden.

Start-Bildschirm im Online-Portal

Online Portal

Mitteilung eines Mangels durch den Nutzer

Mieter APP Eingabe

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Online Formulare

Als Ergänzung zum Online Portal gibt es auch noch drei Online-Formulare. Sie können Links auf diese Formulare per Mail oder z.B. in einer PDF verteilen oder das Formular per HMTL iframe direkt in Ihre Website einbauen. Im Gegensatz zum eigentlichen Online Portal ist der Zugang zu diesen Formularen registrierungsfrei und ohne Login möglich, d.h. Sie haben die Mühe der Benutzer-Einrichtung und -Verwaltung nicht und die Nutzer müssen sich keine Login-Daten merken. Um Probleme wie eine defekte Außenbeleuchtung zu melden, einen Zählerstand mitzuteilen oder überhaupt mit Ihnen in Kontakt zu treten, ist das ja auch nicht zwingend notwendig.

  • Problem-Meldung: Die Meldung von Problemen, Beschwerden, Mängeln etc. landet direkt als neue, offene Aufgabe im Organizer der INtex Hausverwaltung.
  • Zählerstandsmitteilung: Der Nutzer einer Einheit kann Zählerstände direkt digital an die HV melden und die Daten sind im Modul Einheiten/Zähler einsehbar/überprüfbar – und bei Bedarf auch noch änderbar.
  • Kontaktaufnahme: Für Mitteilungen aller Art – etwa Meldung von weiteren Mietparteien, Änderung in den Eigentumsverhältnissen oder Kündigungen von Mietverträgen – gibt es das Kontaktaufnahme-Formular, dessen Eingaben Sie als Eingangspost im Modul Unterlagen/Korrespondenz Eingang finden.

Da die Übermittlung der Formulardaten nicht über den Umweg einer Email passiert, sondern die Daten direkt in die Datenbank geschrieben werden, ist die Nutzung der Formulare dank SSL-Verschlüsselung auch absolut sicher. Die Links für die Formulare können Sie bei der Ansicht der Einheiten abrufen, und zwar als allgemeine Links gültig für alle Objekte und Einheiten, als spezifischer Link für eine bestimmte Einheit und als iframe-Code zum Einbetten in Ihre Website.

 

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