Moderne Kommuni­kation mit Mietern und Eigentümern

Online Dokumenten-Portal zur INtex Hausverwaltung

Digitaler Austausch

TEAMDas Online Portal bindet die Mieter und Eigentümer enger an Ihre Hausverwaltung an, indem sie die gesamte Kommunikation digitalisiert und bündelt. Sie stellen etwa Mitteilungen ein und verteilen diese über Freigabe-Links an Mieter und Eigentümer. Umgekehrt können die Mieter Nachrichten an die Hausverwaltung verschicken, etwa um Fragen zu klären oder Mängel zu melden. Dafür definieren Sie Formulare und Freigabelinks in der Hausverwaltung. Die Kommunikation erfolgt dabei DSGVO-konform, denn die Datenübertragung findet anders als bei Email in jedem Fall SSL-verschlüsselt statt, eignet sich also auch für den Austausch vertraulicher Informationen. Schließlich können auch Dokumente wie Abrechnungsbelege den Mietern und Eigentümern zur Verfügung gestellt werden. Zudem erfolgt die Datenhaltung auf Servern in Deutschland.

Einfache Einrichtung

Die Einrichtung des Online Portals ist denkbar einfach, denn die Mieter/Eigentümer müssen ihrerseits nichts installieren - sie müssen nur eine von Ihnen mitgeteilte Website-Adresse aufrufen. Damit ist der Nutzer völlig unabhängig von verwendeten Betriebssystemen und Geräten - vom Android Smartphone über iPads bis hin zu Windows Desktop PCs und Apple Notebooks geht alles. Über Ihre Freigabe-Links wird sichergestellt, dass jeder Nutzer nur die für ihn relevanten Angaben sieht. Die Freigabe von Ordnern und Dateien kann dabei zeitlich beschränkt werden.

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Mitteilungen und Eingaben

Regelmäßig haben Sie als Hausverwaltung den Mietern und Eigentümern etwas mitzuteilen - sei es eine neue Hausordnung, Datumsangaben zu Ihren Betriebsferien, Angebote von Handwerkern für Sanierungsmaßnahmen oder das Ergebnis einer Legionellen-Untersuchung. Statt Papieraushängen, die gern auch mal verschwinden, machen Sie diese Mitteilungen in der INtex Hausverwaltung digital - dauerhaft und nachweisbar. Und wenn der Nutzer umgekehrt Ihnen etwas mitteilen möchte, kann er dies entweder über Online Formulare einfach, sauber, ohne Warteschleife auch außerhalb Ihrer Bürozeiten tun. Sie richten dazu entsprechende Datentabellen und Freigabe-Formulare ein. Das ist effektive Kommunikation. Oder Sie stellen einen Upload-Link zur Verfügung, damit Mieter/Eigentümer Dokumente und Fotos hochladen können.

Belege und Zähler

Enormen Aufwand können Sie sich durch die digitale Beleg- und Dokumenteneinsicht sparen. Laden Sie etwa die Rechnungsdokumente und anderen Belege für die Abrechnung hoch und geben diese für die Nutzergemeinschaft eines Hauses frei. Statt x Termine mit einzelnen Mietern und Eigentümern abzuwickeln und alles immer wieder zu kopieren, erledigen Sie die den Nachweis so mit minimalem Aufwand und zur Zufriedenheit aller Mieter und Eigentümer. Die Unterlagen können nämlich jederzeit erneut und in aller Ruhe ohne Erzeugung von Papierbergen gesichtet werden. Die Nutzer werden Ihnen für diese Erleichterung dankbar sein.

Darüber hinaus können Sie die Zähler- und Verbrauchsdaten der Einheiten für die Nutzer online stellen. So können die Nutzer jederzeit überprüfen, welche Daten bei Ihnen in der HV hinterlegt sind und ob jüngste Zählerstandsmeldungen Berücksichtigung fanden.