Professionelles Dokumenten-Management

Enge Verzahnung mit Online-Festplatten

Leistungsfähiges und professionelles Doku-Management ist in die INtex Software bereits integriert. Dabei können Sie jederzeit wählen, ob die digitalen Dokumente, Bilder und Dateien tatsächlich physisch in der Datenbank gespeichert werden, oder als Link/URL-Verknüpfung mit einem Datensatz in der Datenbank verknüpft werden.

Die Verknüpfung hat dabei den entscheidenden Vorteil, dass die Daten immer noch sofort bearbeitet werden können. Eine Excel-Tabelle etwa kann direkt mit Excel editiert werden, wenn sie auf OneDrive liegt. Wäre sie in der Datenbank gespeichert, müßte sie erst exportiert und nach der Änderung wieder in die Datenbank importiert werden. Außerdem können Sie Dokumente auf den Online-Festplatten leichter teilen und es steht nahezu unbegrenzter Speicher zur Verfügung. Gleichzeitig erlaubt der Dokument-Datensatz mit der URL-Verknüpfung in der Datenbank die Suche und Sortierung sowie Verknüpfung der Dokumente etwa mit den Adressen, um hier z.B. eine Historie aufzubauen.

Die INtex Software ist kompatibel mit allen gängigen Online-Festplatten, die eine Verlinkung erlauben, also etwa Microsoft Onedrive, Dropbox und Google Drive. Auch Verlinkungen über file:// auf lokale Datenbestände sind möglich.

Tipp Wir haben ein Video zum Thema Dokumenten-Management für Hausverwalter mit Onedrive für Sie auf Youtube: Mehr ...


Scan/OCR
Google Drive

 

Onerive

 

Dropbox

 

 

Dokumente

Vertag

Vertragsverwaltung

In der gesonderten Vertragsverwaltung können Mietverträge und auch etwa Dienstleistungsverträge mit Hausmeistern, Heizungsfirmen, Abrechnungsdienstleistern sowie alle Arten von Versicherungsverträgen gespeichert werden. Die Verträge sind mit den Adressen, Objekten und Einheiten verknüpft und bilden dort somit einen Teil der Historie. Verträge können auf Wiedervorlage gelegt werden, sind aktiv oder inaktiv/gekündigt oder in Bearbeitung. Umfangreiche Vertragsdetails wie Indexierung der Miete, Staffelmietkonditionen etc. können hinterlegt werden. Die Verträge sind mit den Kautionen verknüpft.

In Mietverträgen können auch die Lastschriftmandate vermerkt werden. Über einen Exportbefehl können die Lastschriften Banking Programme wie StarMoney exportiert werden.