Versionshistorie INtex Hausverwaltung PLUS


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Revision 2109

SoftDelete Archivierung (Aufräumfunktion)

Gerade zu Beginn der Software-Nutzung werden häufig versehentlich Datensätze angelegt, die im weiteren Verlauf nicht mehr benötigt werden. Anwender wollen diese Testdaten dann löschen. Allerdings kollidiert das bisweilen mit den Ansprüchen an die Datensicherheit (versehentliche Löschungen sollen verhindert werden, um kein Datenchaos zu erzeugen), den Support gering zu halten und bisweilen auch die gesetzlichen Anforderungen an die Datenarchivierung zu erfüllen (Stichwort GOBD in der Buchführung). Deshalb waren und sind Abrechnungen und Buchführungen nicht zu löschen.

Wir führen jetzt aber ein SoftDelete ein. Hierbei werden Buchführungen und Abrechnungen samt angehängten Daten wie Abrechnungskonten und Umlagen, Kontenrahmen und Buchungen aus dem Zugriff des Benutzers entfernt und unsichtbar gemacht. Im Notfall können wir aber über einen administrativen Eingriff diese Daten wiederherstellen. Diese Datenwiederherstellung aus einem Backup ist allerdings eine kostenpflichtige Dienstleistung und nicht dem Normalwender zugänglich. 

Somit kommen wir dem Wunsch nach aufgeräumten Kunden-Accounts nach, sichern die Daten und halten auch die gesetzlichen Vorschriften ein.

Sie finden die SoftDelete Funktion in den Einzel-Ansichten von Abrechnungen und Buchführungen als roten Schalter „Archivierung“.

Wir behalten uns vor, die Speicherung von „archivierten“ Daten aus dem SoftDelete Bereich nach Ablauf von sechs Monaten endgültig zu entfernen. Eine Wiederherstellung ist dann ausgeschlossen, um auch die Vorgaben der DSGVO zu erfüllen.

Aktivitäten-Ansicht

Über das Eingangsmenü erreichen Sie im Organizer-Dropdown mit dem Befehl „Aktivitäten“ die Liste der jüngsten Aktivitäten. Sie sehen hier welche Datensätze in den Modulen Adressen, Objekte, Einheiten, Abrechnungen und Verträge zuletzt von Ihnen angelegt oder geändert worden sind. Mit einem Klick können Sie zum jeweiligen Datensatz springen und Ihre Arbeiten fortsetzen oder überprüfen.

Optimierte Eingabebildschirme für Adressen, Objekte und Einheiten und weitere

  • Zusammengefasste und hervorgehobene Darstellung der Organisationsfelder Klassifizierung/Art, Etikett, Favorit, Aktivitätsstatus und Kurzname 
  • Alle Inhaltsfelder dadurch zusammenhängender in der Darstellung
  • Mehr Inhalte gleichzeitig sichtbar durch dreispaltige Darstellung, etwa bei Adressen sind so jetzt auch immer die Kommunikationswege im Blick

Sonstiges

  • Optimierte Auswahl von Konten und Gegenkonten in der doppelten Buchführung
  • In der Ansicht Adressen verlinkt das Feld "Firma/Anschrift1" auf alle Datensätze mit identischen Werten. So sind Mitarbeiter der gleichen Firma, Mitglieder einer Wohngemeinschaft oder Erben einer Erbengemeinschaft schnell als Liste verfügbar
  • Modernisierte Optik im Windows 11 und MacOS Monterey Look (abgerundete Schalter und mehr)
  • Modernisierung des Exports mit PHP Spreadsheet. Option, x Zeilen am Anfang der Quelldatei beim Import zu überspringen. Das hilft vor allem beim Import von Kontoauszügen im CSV Format, da hier häufig Überschriftszeilen vorkommen, die sich in eine Datenbank nicht importieren lassen.
  • SERVER: Kompatibilität mit PHP 8

 


Revision 2107

Word Templating (PREMIUM, TEAM, SERVER)

Die PREMIUM, TEAM und SERVER Lizenzen erlauben ab sofort das Hochladen, Mischen und Herunterladen von Word Vorlagen (Templates) mit Daten aus verschiedenen Datenbank-Modulen. Auf diesem Wege können Sie jedes nur denkbare Layout umsetzen, die Daten aus der INtex Hausverwaltung platzieren und das Ergebnis jederzeit nachbearbeiten. Folgende Template-Funktionen sind realisiert:

  • Im Korrespondenz-Modul kann eine Word-Vorlage über folgende Variablen mit Daten gemischt werden
    • ${TEXT}: Der eigentliche Brieftext. In diesem können die innerhalb der Software verwendbaren Variablen vom Typ #VARIABLE# mit Datenbankinhalten weiter genutzt werden. HTML-Formatierungen werden hier aber nicht übernommen. Zeilenumbrüche bleiben erhalten.
    • Alle Variablen aus dem Brieftext in der Form #VARIABLE# können auch direkt im Word-Dokument mit ${VARIABLENAME} verwendet werden.
    • ${ANSCHRIFT}: Anschrift des Adressaten
    • ${ANREDE}: Anrede des Adressaten
    • ${DATUM}: Briefdatum aus der Datenbank 

Individualisieren Sie auf diesem Wege Ihre Korrespondenz mit allen Möglichkeiten, die Word in der Formatierung bietet.

  • Im Adressen-Modul kann eine Word-Vorlage über folgende Variablen mit Daten gemischt werden:
    • ${VORNAME}: Vorname
    • ${NAME}: Nachname
    • ${ANREDE}: Briefanrede
    • ${ANSCHRIFT}: postalische Anschrift
    • ${TELEFON}: Festnetz-Anschluss
    • ${EMAIL}: Email-Adresse
    • ${BEMERKUNGEN}: Bemerkungstext aus dem Adress-Datensatz

Schreiben Sie so in Word Standardschreiben wie Einladungen zu Eigentümer-Versammlungen, Willkommens-Schreiben für neue Mieter, Ankündigungen etwa von Legionellen-Prüfungen etc.

  • Im Einheiten-Modul kann eine Word-Vorlage mit allen Variablen der Form #VARIABLE#, die auch für Standardschreiben-PDFs zur Verfügung stehen, gemischt werden. Auf diesem Wege sind Protokolle, Kündigungsschreiben, Exposees, Vertragsentwürfe oder Vermieterbescheinigungen auch auf der Basis individueller Word-Templates realisierbar
    • ${ABSENDER} Absenderzeile
    • ${ANSCHRIFT
    • ${ANREDE
    • ${DATUM
    • ${ORT}
    • ${GRUSSGrußzeile
    • ${QMQuadratmeter
    • ${MEAMiteigentumsanteile
    • ${OBJEKTObjektname
    • ${OBJEKTANSCHRIFTObjektanschrift
    • ${EINHEITEinheit
    • ${EINHEITENARTArt der Einheit
    • ${ETAGEEtage
    • ${ZIMMERAnzahl Zimmer
    • ${BESCHREIBUNGBeschreibung der Einheit
    • ${KALTMIETEKaltmiete
    • ${NKNebenkostenvorauszahlung
    • ${HKHeizkostenvorauszahlung
    • ${KAUTIONKaution
    • ${STELLPLATZMIETEMiete für Stellplatz
  • Abrechnungskonten. Hier kann eine Word Vorlage zur Erstellung von Abrechnungen und anderen Auswertungen hinterlegt werden. Es stehen alle Daten der Datenbank, die für eine Abrechnung relevant sind, als Variablen zur Verfügung. Wir liefern eine voll funktionsfähige Word Vorlage für eine Mieterabrechnung, die von Ihnen frei verändert werden kann.

Die Word Vorlagen werden unter Einstellungen hochgeladen. Über die Mandanten-Fähigkeit ist es zudem möglich, unterschiedliche Word-Templates gleichzeitig hochzuladen und abwechselnd zu nutzen. Die hochgeladenen Vorlagen können jederzeit ausgetauscht werden.

Mit den Word Templates sind folgende Layout-Eigenschaften realisierbar, die mit der generischen PDF Erstellung online nicht oder nur deutlich aufwändiger umsetzbar wären:

  • Unterschiedliche Seitenlayouts für erste und Folgeseiten oder linke und rechte Seiten mit wechselnder Seitenausrichtung und wechselnden Rändern
  • Briefe mit von der DIN Norm abweichenden Seitenlayouts, etwa seitlichen Briefköpfen
  • Wechselnde Kopf- und Fußzeilen mit Kolumnentiteln und Seitennummerierung
  • Mehrspaltensatz
  • Business Diagramme, Grafiken und Bilder (z.B. eine digitalisierte Unterschrift) im Text
  • Tabellen mit Berechnungen und Formatierungen im Text
  • Fußnoten, Endnoten, Querverweise und Inhaltsverzeichnisse
  • Nummerierte Absätze und Aufzählungen
  • Verwendung von lokal installierten Schriften incl. Firmen-Schriften
  • Bessere Kontrolle über Zeilen- und Seitenumbrüche
  • Eigene Berechnungen durch Formeln in Word-Feldfunktionen
  • Nachträgliche komfortable Änderung der erstellten Dokumente in Word bis hin zum kompletten Umbau, Zusammensetzung mit anderen Dokumenten oder Übersetzung in Fremdsprachen
  • Editierbarkeit im Team mit Änderungsnachverfolgung

Gern erstellt Ihnen INtex Publishing auch eigene Word-Vorlagen nach Ihren Vorstellungen. Wir unterbreiten Ihnen ein Angebot, wenn Sie uns ein Muster des gewünschten Ausdrucks zur Verfügung stellen.

Mobile Version

Die mobile Ansicht für die Nutzung von INtex Hausverwaltung PLUS mit Smartphones wurde erheblich aufgewertet. Es werden jetzt von der Normalversion gesonderte Bildschirme generiert, die dem wenigen zur Verfügung stehenden Platz auf Smartphones Rechnung tragen. Diese Ansichten wurden für all die Module umgesetzt, bei denen mit einer mobilen Nutzung zu rechnen ist, also z.B. für Adressen, Objekte, Einheiten, Zähler, Protokolle und die Organizer-Module. Ausgeblendet werden jetzt die Module und Funktionen, deren Nutzung am Smartphone wenig oder keinen Sinn ergeben, etwa die Buchführung.

Auch die Mieter und Hausmeister APP wurden entsprechend optisch modernisiert.

Verbesserungen in Einstellungen

Deutlichere Aufteilung der Briefpapier-Einstellungen in Bild oder Text und Logo

Verbesserungen bei der Korrespondenz

Sonstiges

Termine können jetzt auch mit Objekten und Einheiten verknüpft werden.

 


Revision 2106

Diagramme

Technisch modernisierte und optimierte Realisierung

Neue Diagramme:

  • Abrechnungen nach Art (Betriebskosten, Heizung, Wirtschaftsplan) im Menü Dashboard Abrechnungen
  • Objekte nach Wohnfläche im Menü Dashboard Objekte
  • Einheiten eines Objekts nach Wohnfläche in der Ansicht von Objekten
  • Kartenansicht der Adressen in der Adressen-Liste
  • Verträge nach Art im Menü Dashboard Unterlagen
  • Dokumente nach Typ im Menü Dashboard Unterlagen
  • Aufgaben nach Bearbeitungsstatus im Menü Dashboard Organizer
  • Inventar nach Kategorie im Menü Dashboard Inventar

Die statistischen Daten – bisher im Eingangsbildschirm – erscheinen jetzt in den Modul Menü-Dashboards in hervorgehobener Gestaltung. Einige Werte etwa im Bereich Organizer wurden ergänzt.

Oberfläche

  • Einstellung einer individuellen Akzentfarbe durch den Anwender in Anwender-Menü/Profil
  • Aktivierung des Dark Mode ebendort
  • Optimierte Gestaltung des CSS mit Variablen. Erleichtert für SERVER-Kunden die individuelle Gestaltung der Oberfläche ungemein

Sonstiges

  • Doppelte Buchführung: Buchführungen können als „abgeschlossen“ markiert werden und werden dann für neue Buchungen nicht mehr zur Auswahl gestellt. Das schafft mehr Überblick in den Buchungsmasken und verhindert, dass versehentlich alte, abgeschlossene Buchführungen noch bebucht werden.
  • Der Aufteilungsassistent für Kosten nach dem Leistungsprinzip ist jetzt auch in die Buchungsmaske für Umlagen in Abrechnungen integriert.
  • Über das Kreuzfeld „Zählerautomatik“ in Abrechnungen, Registerkarte PDF, können die Ablesedaten von Zählern aus Einheiten/Zählern, die einem Abrechnungskonto zugeordnet wurden, automatisch in der Abrechnung als übersichtliche Tabelle erscheinen.

Revision 2105

Verbesserte Oberfläche

  • QuickAdd (verkürzte Erfassung) für Adressen, Objekte und Einheiten sowie Verträge und Buchungen im Kontobuch. Bei der Eingabe einer Straße in Adressen werden bereits vorhandene Adressen vorgeschlagen und die Felder PLZ, Ort, Bundesland und Staat automatisch ausgefüllt. Viele Mieter oder Eigentümer eines Hauses sind so deutlich schneller erfasst.
  • Neue Kartenansicht für Objekte und Buchführungen sowie verbesserte Kartenansicht für Adressen.
  • Verbesserte Darstellung der Stapelverarbeitungsbefehle in Popups.
  • Einträge im Navigator können per Drag&Drop sortiert werden.

Buchungsassistent im Kontobuch

Assistierte Anlage von neuen Buchungen für Mietforderungen, Mietzahlungen, Ausgaben, Annuitäten und Kontostände im Kontobuch. Der Assistent bietet übersichtlichere Eingabemasken und befüllt die Felder Art, Betreff und Kategorie automatisch.

Weitere Assistenten

In ähnlicher Form gibt es Assistenten bei Adressen, um Privat, Gemeinschafts- und Firmen-Adressen fokussierter einzugeben sowie bei Verträgen für Miet-, Versicherungs- und Dienstleistungsverträge.

Ein neuer Assistent „Ersteinrichtung“ hilft Neueinsteigern bei den allerersten Schritten in der Software und dem Grundverständnis der Zusammenhänge und Abläufe.

Verbesserungen im Mahnwesen (Kontobuch)

  • Aus der Mietersaldenliste heraus, kann direkt zum jeweiligen Mieter-Kontendatenblatt gesprungen werden, um dieses zu drucken.
  • Über einen weiteren Schalter kann direkt aus der Mietersaldenliste heraus ein Mahnschreiben in Korrespondenz angelegt werden.

Verbesserter Import

  • Der Import „Mieterliste“ läßt sich im Excel-Modus wie in einer Tabellenkalkulation überarbeiten.
  • Import verarbeitet jetzt auch CSV Dateien in der UTF-16 Kodierung.

Bessere Berichte

  • Berichte Objekt und Abrechnung im Kontobuch jetzt alternativ auch in Kurzfassung (ohne Darstellung aller Einzelbuchungen)
  • Druck von Kontenrahmen gruppiert oder nach Kontonummer sortiert
  • Neuer Bericht „Zähler“. Dieser führt alle Zählerstände gruppiert nach Abrechnungen und Abrechnungskonten auf und summiert die Verbräuche pro Zählerart, so dass auch die Verbräuche mehrerer Ablesungen etwa eines Wasserzählers aufaddiert werden. Dies kann die Übernahme der Verbräuche in die Abrechnung wesentlich erleichtern.
  • GuV sowie Summen&Salden jeweils in Kurz- und Langform (mit allen Buchungen) in jeweils einem Bildschirm zusammengefaßt
  • Optische Überarbeitung aller Berichte mit klaren Bezeichnungen statt „Datensätze“ für die Anzahl von Einträgen.

Sonstiges

  • In der Textverarbeitung des Korrespondenz-Moduls gibt es nun Textbausteine für Benutzer, Ort, Datum und Seitenumbruch.
  • Der Anwender kann seinen Benutzernamen (der Name, der im Eingangsbildschirm oben angezeigt wird) über Einstellungen/Benutzerprofil ändern

Revision 2104

Neuer Texteditor

Textverarbeitungsfelder werden mit einem neuen Texteditor ausgestattet. Dieser bietet folgende Vorteile:

  • Schnellere Ladezeit durch kompakteren Javascript-Code
  • Weniger kleinteilige Funktionssymbole, daher Touch-Tauglichkeit
  • Dezentere Optik
  • Der Editor läßt sich adhoc an die jeweilige Situation anpassen, so dass nicht immer der gleiche Satz an Formatierungen angeboten wird, sondern nur noch die Auswahl, die auch einen inhaltlichen Sinn in der jeweiligen Anwendungsumgebung ergibt

Die Umstellung wird modulweise in Schritten erfolgen.

Hinweis: Sollte es irgendwo zu Problemen kommen, melden Sie sich bitte unter Angabe von Benutzername, Modul und Datensatz beim Support - danke.

Betriebskostenspiegel

  • Im Modul Umlagen wird der Quadratmeterpreis pro Monat jeder Umlage auf Basis der Gesamtquadratmeter errechnet
  • Zum Abgleich dieses Quadratmeterpreises wird in der Ansicht jeder Umlage der Betriebskostenspiegel des Deutschen Mieterbunds für Deutschland verlinkt. So kann man sich schnell ein Bild machen, ob die veranschlagten und umgelegten Kosten aus Sicht des Mieters zum Streitfall werden könnten, ob sie im Schnitt liegen, sehr niedrig sind oder stark überhöht erscheinen
  • INtex bietet ein neues Produkt „INtex Schnelltest NK“ an, mit dem Mieter kostengünstig und schnell im SelfService Ihre Nebenkostenabrechnung überprüfen können.

Übersichtlichere Listenansicht

  • Verbesserte Darstellung von Einheiten und Abrechnungskonten durch Gruppierung nach Objekten und Abrechnungen. Es kann nach den Gruppierungen auch gefiltert werden.
  • Verbesserte Darstellung der Adressen durch Gruppierung nach Initial/Anfangsbuchstabe des Kurznamens plus der Möglichkeit, direkt nach dem Kurznamen zu filtern
  • Nach Objekten gruppierte Darstellung von Schlüsseln, Flächen, Räumen, Nutzern und Vermietungskonditionen
  • Nach Buchhaltungen gruppierte Darstellung der Konten in Kontenrahmen
  • Umlagen, Vorauszahlungen, Direkte Kosten, Rücklagebuchungen und §35a EstG Buchungen können nach Aktuell, Laufendes Jahr und Alle gefiltert werden – das macht es bei vielen Abrechnungen deutlich leichter, den Überblick zu bewahren
  • Hinweis: Sollte die Darstellung einer Liste durcheinander erscheinen, können Sie das Problem mit dem Schalter „Zurücksetzen“ in Einstellungen/Individuelle Einstellungen beheben.

Sonstiges

  • Im Kontobuch werden alle noch nicht ausgeglichenen Forderungen in einer eigenen Registerkarte „Offene Forderungen“ ausgeworfen. Das erleichtert die Suche nach ausgebliebenen Mieten und die Einbuchung von Zahlungen über „Forderungen ausgleichen“ enorm.
  • Mehr Formatierungsoptionen (Strichpunkt- und nummerierte Aufzählungen) in Bemerkungen bei Abrechnungen.
  • Umlagefaktoren Quadratmeter 3, Einheiten 3 und MEA 3 für §35a Ausweise aktiviert
  • Bei Schlüsseln kann jetzt die Anzahl identischer Schlüssel angegeben werden

Revision 2103

Anlage V (Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung) - Ausfüllhilfe

Bei den Klassifikationen zum Kontobuch (einfache Buchführung) können Einnahmen und Ausgaben den Feldern der Anlage V zugeordnet werden. Das geht auch nachträglich.

Dank dieser Zuordnung realisieren wir in der Ansicht der Abrechnungen eine Aufstellung der aus der Buchführung direkt ermittelbaren Zahlen für die Anlage V, etwa:

  • 01 Mieteinnahmen für Wohnungen
  • 02 Mieteinnahmen für andere Räume
  • 03 Mieteinnahmen für an Angehörige vermietete Wohnungen
  • 04 Umlagen verrechnet mit Erstattungen
  • 07 Einnahmen aus Vermietung von Garagen
  • 33 Schuldzinsen
  • 36 voll abzuziehende Erhaltungsaufwendungen
  • 48 Verwaltungskosten
  • 52 Umlegbare Kosten

Ebenso werden hier als Ausfüllhilfe Daten wie Anschaffungsdatum, Fertigstellungsdatum, Einheitswertbescheid, Anschrift und Gesamtwohnfläche angezeigt.

Verbesserungen bei den Abrechnungs-PDFs

  • Auf Mieterabrechnungen mit einer Nachzahlungsforderung kann dem Mieter die Zahlung mit einem Girocode (QRCode für Überweisungen) vereinfacht werden – PREMIUM und SERVER Lizenz.
  • PREMIUM/SERVER Anwender können die Abrechnungs-PDFs optional mit einem Passwort sichern. So steht auch der Verteilung per Mail oder dem Teilen über Online-Festplatten mit Blick auf die DSGVO kein Hindernis im Weg.
  • Für die bessere Suche und Verschlagwortung in Dokumenten-Management-Systemen werden die PDF-Dateien der Abrechnungen mit Metatags für Erzeuger und Inhalt versehen
  • PREMIUM/SERVER Anwender können das Autoren-Metatag so verändern, dass die eigene Hausverwaltung oder ein Mitarbeiter als Autor genannt werden.

Erweiterte Möglichkeiten zur Formatierung in Briefen

Folgende Formatierungen finden jetzt auch ihren Weg in die PDF:

  • Unterstreichungen und Durchstreichungen
  • Tabellen
  • Über die Zwischenablage eingefügte Bilder
  • Schriftgrößen
  • Farblicher Hintergrund für Text
  • Farbiger Text
  • Strichpunktaufzählungen
  • Nummerierte Aufzählungen
  • Ausrichtungen

Sonstiges

  • Felder für Bank, BIC, IBAN und Kontoinhaber bei Objekten (Eigentümer respektive Verwaltungskonto)
  • Felder für Bank, BIC, IBAN und Kontoinhaber bei Abrechnungen. Wird über die Auswahl des Objekt vorbefüllt. Diese Daten werden für die Generierung des Girocodes (PREMIUM) auf der Abrechnung genutzt.

 


Revision 2102

Verbesserungen bei der Korrespondenz

  • Neue Variablen für Briefe, die ihre Inhalte aus den Einheitendaten ziehen:
    • #KMQM# Kaltmiete pro Quadratmeter
    • #NEBEN# Nebenmiete etwa für mitvermietete Küche
    • #VERW# Verwaltungskosten bei WEG
    • #STP# Stellplatzmiete
  • Variablen für Objektdaten
    • #OBJEKT# Name des Objektes
    • #OBJEKTART# Art des Objektes
  • Vertragsdaten
    • #VERTRAG# Bezeichnung des Vertrags
    • #VART# Art des Vertrags
    • #VDATUM# Datum des Vertrags
  • Die Warmmiete und die Variable dafür berücksichtigen jetzt auch die Neben- und die Stellplatzmiete.
  • Die Variablen sind auch in Mails verwendbar.

Verbesserte Heizkostenabrechnung

  • Verbesserte Darstellung der Umlagefaktoren in Heizkostenabrechnungen
  • Bessere Erläuterung der Eingabefelder für HK-Abrechnungen in Add- und Edit-Bildschirmen
  • Berechnung der Differenz von Gesamtenergie-Verbrauch und Energieverbrauch zur WW-Erwärmung = eigentliche Heizenergie
  • bei einer HK-Abrechnung ohne Vorauszahlungen wird der Saldo nicht mehr als „Guthaben“ oder „Nachzahlung“ ausgewiesen, sondern als „Gesamtkosten“. Die Zeile Vorauszahlungen entfällt in diesem Fall.
  • Korrekturen

Verbesserungen bei der Zählerverwaltung

  • Zähler lassen sich direkt mit Abrechnungen und Abrechnungskonten verknüpfen. Dadurch ergibt sich eine klare Verbindung von Ablesung zu Abrechnungszeitraum unabhängig vom Ablesedatum (das ja wenn auch vielleicht knapp außerhalb des Abrechnungszeitraums liegen kann)
  • Anzeige der Objekt-Zähler etwa für Heizung und Hausstrom bei der Abrechnung in einer neuen Registerkarte Zähler. Erleichtert die Übernahme der Gesamtverbrauchsdaten
  • Anzeige der Einheiten-Zähler bei Abrechnungskonten über die neue Verknüpfung, so dass wirklich und ausschließlich die relevanten Zähler angezeigt werden.

Sonstiges

  • Serienbriefe aus Adressen heraus – filterbar etwa nach Klassifikationen
  • Serienbriefe an Eigentümer und Nutzer aus Einheiten heraus – filterbar etwa nach Objekt
  • Verbesserte Aufteilung der vier Fußblöcke in PDFs
  • Protokolle können als PDF Kopie zur Unterschrift oder Archivierung ausgegeben werden

 


Revision 2101

Start der Premium Lizenz für die INtex Hausverwaltung PLUS

Die Premium Lizenz soll künftig Features vereinen, die professionelle Verwalter gut gebrauchen können, für die meisten Anwender aber nicht relevant sind. Durch die zusätzliche Lizenzstufe haben wir die Möglichkeit, solche zusätzlichen Features einzubauen, ohne die Oberfläche für alle Anwender unübersichtlich werden zu lassen. Gleichzeitig muss so nicht jeder Anwender für Funktionen bezahlen, die er möglicherweise gar nicht benötigt. Umgekehrt kann sich die Software weiter entwickeln.

Und das sind die ersten beiden Premium-Features:

  • Bilanz: Über die Auswertungen kann bei der doppelten Buchführung eine Bilanz als PDF Datei gemäß den Vorschriften des HGB generiert werden. Dies ist für Buchführungen in den Kontenrahmen SKR03 und SKR04 möglich.
  • Mandantenfähigkeit: Künftig können Premium Anwender mehr als ein Briefpapier anlegen und verwenden. Die zusätzlichen Briefpapiere werden in Einstellungen definiert und aktiviert. Somit kann die Hausverwaltung z.B. pro Objekt unterschiedliche Bankverbindungen schon im Briefpapier selbst angeben oder unterschiedliche Logos und Absenderdaten für verschiedene Standorte oder Auftraggeber verwenden.

Vom Schalter „Aktivieren“ profitieren dabei alle Anwender, weil damit Änderungen an den Einstellungen ohne Logout und Login scharf geschaltet werden können.

Sonstiges

  • Bei der doppelten Buchführung gibt es jetzt eine Steuerautomatik. Bei der Buchführung können dazu die Steuerkonten für Vorsteuer und Umsatzsteuer benannt werden. In der Buchungsmaske vom Journal kann die Steuerautomatik für eine Buchung aktiviert werden. Es werden dann zwei Buchungen auf Basis einer Eingabe angelegt: Die Netto-Einnahme/Ausgabe-Buchung und die Steuerbuchung mit dem errechneten Steuerbetrag.
  • Bei einer Buchführung kann für den Periodenvergleich die zugehörige Vorjahres-Buchführung verlinkt werden.
  • Verträge können als Staffel- oder Index-Mietvertrag markiert werden und können die Informationen zur Staffel, zum Preisindex und zur Entwicklung des Mietpreises enthalten. Verlinkung zum Verbraucherpreisindex bei Destatis. Staffel- und Indexmietverträge lassen sich über Registerkarten filtern. Mit einem Schalter „Mieterhöhung“ kann die Staffel- oder Indexmieterhöhung rechnerisch durchgeführt werden, d.h. der Kaltmietbetrag wird angepasst und eine Änderungsinformation in das Feld Mietpreisentwicklung geschrieben.
  • Bei Verträgen werden im Standard zunächst nur die aktiven Verträge angezeigt.
  • Bei Abrechnungen werden im Standard zunächst nur die Abrechnungen der letzten zwei Jahre angezeigt.
  • Bei Adressen, Abrechnungen und der Korrespondenz können Dymo Adressetiketten gedruckt werden.

Revision 2012

Dokumenten-Management

  • Dokumente aus OneDrive können bei Dokumenten, Verträgen und Adressen interaktiv über einen Schalter „OneDrive“ verknüpft werden.
  • Dokumente aus Google Drive können bei Dokumenten, Verträgen und Adressen interaktiv über einen Schalter „Google Drive“ verknüpft werden.

PDF Generierung

  • In allen Abrechnungen kann der Abrechnungsempfänger optional mit einer Anrede bedacht werden. Vor allem sinnvoll, wenn die Abrechnung mit einer Anmerkung für die Empfänger beginnt.
  • Neben der Anmerkung oben gibt es nun als „Fußnote“ auch eine Anmerkung unterhalb der Abrechnung. Bei Hausgeld-Abrechnungen ist hier z.B. eine kurze Darstellung des Vermögensstatus – wie sie das neue WEG-Gesetz verlangt - möglich.
  • Abrechnungsübersicht als PDF exportierbar aus der Ansicht Abrechnungen mit allen relevanten Daten einer Abrechnung (Konten, Umlagen, Kontobuch).
  • PDF-Generierung für Aufgaben- und Notizzettel
  • Textauszeichnungen fett und kursiv im Fließtext von Briefen und Serienbriefen. Zeilenabstände für bessere Lesbarkeit etwas vergrößert.
  • Fett und Kursiv können jetzt auch in Anmerkungen und Fußnoten aus Abrechnungen, Anmerkungen und Zählerstandsinformationen aus Abrechnungskonten und in Grussformeln verwendet werden.

Buchhaltung

  • Neuer Schalter „Saldo->Kontobuch“ in Abrechnungskonten. Mit diesem Schalter wird nach der Erstellung einer Abrechnung als PDF das Guthaben oder die Nachzahlung als Soll-Stellung im Kontobuch gebucht.
  • Beim Import in den Buchungsassistenten werden die Konten in Abhängigkeit der Buchführung gesetzt. So sind viele Buchungsvorlagen auf eine andere Buchführung oder ein anderes Buchungsjahr umsetzbar.

Sonstiges

  • Fehlerkorrekturen
  • Neue Videos angepasst an die neue Oberfläche
  • Bedienungsanleitung angepasst an die neue Oberfläche

Revision 2011

Verbesserte Oberfläche

Alles neu und trotzdem bekannt – so könnte man die neue Oberfläche beschreiben. An der Grundstruktur der Software, den vorhandenen Features und der Logik der Abläufe hat sich nichts geändert. Trotzdem sieht die Software auf den ersten Blick ziemlich anders aus: besser und moderner.

Das Menü ist von oben in die Seitenleiste links gewandert und lässt sich hier auch auf eine reine Symbolleiste verkleinern. Somit ist das Menü platzsparender und gleichzeitig immer im Focus.

Tabellen und Listen nutzen den neu gewonnenen Platz und noch etwas mehr – auf großen, breiten Bildschirmen gibt es keine ungenutzten Ränder mehr. Wenn es Sinn macht, wird der gesamte Bildschirmplatz belegt. So können etwa bei Adressen jetzt auch Telefonnummern und Email-Adressen angezeigt werden, ohne dass die Tabelle unübersichtlich wird oder gescrollt werden muss.

Eingabe-Bildschirme sind nun zwei- oder mehrspaltig ausgelegt. Dadurch wird die Eingabemaske in der Höhe wesentlich kürzer, muss in der Regel auf Full HD Bildschirmen nicht mehr gescrollt werden. Gleichzeitig stehen inhaltlich verwandte Felder näher beieinander: Vorname und Nachname, PLZ und Ort finden Sie jetzt auf einer Zeile.

Verbesserte PDF-Erstellung

Diese Revision bringt eine runderneuerte PDF-Programmierung mit. Die neue Engine bietet Ihnen folgende Vorteile:

  • Höhere Geschwindigkeit bei der Erstellung auch komplexer PDFs, da diese auf Ihrem Rechner und nicht mehr auf dem Server gerendert werden
  • Dezentere Optik (im Standard kleinere Schrift, weniger Linien, keine vollflächigen Hinterlegungen von Tabellenzellen mehr)
  • Bessere Seitenumbrüche
  • Automatisch klare Benennung des Saldos als Guthaben oder Nachzahlung in Abrechnungen
  • Neue Anpassungsoptionen für Abrechnungen und andere Auswertungen:
    • Frei einstellbare Schriftgröße für Abrechnungen
    • Drei Optionen zur Darstellung von Tabellen (keine Linien, Linie nur unter Kopfzeile, Linien unter allen Zeilen)
    • Darstellung der Endergebnisse auf der ersten Seite oder am Ende der Abrechnung
    • Auf allen Layouts wird auf Wunsch das Logo oben rechts gedruckt. Das Logo muss im PNG Format vorliegen, der bisherige Logo Link entfällt
    • Der Fußbereich wird automatisch in vier Spalten für Adressangaben, Bankverbindung, Kommunikationswege und rechtliche Angaben aufgeteilt. Der Fuß wird automatisch auf allen Seiten unten wiederholt. Die fummelige Definition des Fußblocks im bisherigen Fußbereich entfällt
    • Die Druckausgabe und die PDF-Dateien können vollflächig mit einer Bilddatei im PNG Format hinterlegt werden (PDF- und Word-Briefbögen lassen sich in PNG konvertieren). Die Bilddatei kann dabei ein komplettes Briefpapier darstellen oder lediglich als Wasserzeichen dienen. Über die Bilddatei lassen sich sogar seitliche Briefköpfe, Loch- und Falzmarken darstellen

Wichtiger Hinweis: Unter Umständen müssen Sie Ihre Briefpapier-Vorgaben im Modul Einstellungen überarbeiten, da Logo Links und der bisherige Fußblock so nicht mehr existieren und Logos nur im PNG-Format gedruckt werden können. Bilder im Kopfbereich als Link sind nicht mehr möglich.

Neue API (SERVER)

Die neue Version enthält eine vollumfängliche API-Schnittstelle zur Kommunikation mit anderen Programmen. Über die API können Programmierer in den verschiedensten Programmiersprachen (z.B. PHP, C#, Python), aber auch Automatisierungs-Tools wie Zapier und Integromat auf alle Datentabellen von INtex Hausverwaltung zugreifen. Selbstverständlich erfolgen diese Zugriffe durch Benutzernamen und Passwörter geschützt und SSL-verschlüsselt. Alle Datenbank-Operationen wie Suchen, Ändern, Anlegen und Löschen von Datensätzen sind über die API realisierbar. Damit eröffnet sich eine Fülle von Möglichkeiten zum Datenaustausch und zur Automatisierung. Dokumentation …

Verbesserungen bei der WEG-Abrechnung

Zusätzlich zum Abrechnungssaldo mit Ausweis von Guthaben und Nachzahlungs-Beträgen wird jetzt auch die Abrechnungsspitze separat ausgewiesen. Die Abrechnungsspitze kann vom Saldo abweichen, da diese auf den Soll-Werten des Wirtschaftsplans und nicht auf den tatsächlich geleisteten Ist-Zahlungen basiert. Im Normalfall ergibt sich hier kein Unterschied, wenn aber ein Eigentümer z.B. seinen Zahlungsverpflichtungen nicht nachkommt, dann können sich Saldo und Abrechnungsspitze unterscheiden. Zu diesem Zweck können jetzt auch die Soll-Zahlen für Hausgeld-Vorauszahlungen in die Abrechnung eingebucht werden.

Verbesserungen bei Angeboten und Rechnungen

Zum einen profitiert die Auftragsbearbeitung von den neuen PDF-Möglichkeiten, zum anderen kann jetzt für jeden Vorgang der Mwst-Satz getrennt eingestellt werden. So ist der Mehrwertsteuer-Wechsel von 19 auf 16 auf 19 darstellbar, gleichzeitig können aber auch Vorgänge mit und ohne Mehrwertsteuer berechnet werden.

Sonstiges

  • Der Export funktioniert jetzt auch mit Apple Safari.
  • Automatische Übernahme des gewählten Anredeformats als generierte Anrede
  • Die Module Einstellungen, Inventar und Auftragsbearbeitung verfügen jetzt ebenfalls über ein Dashboard-artiges Modul-Menü.

Revision 2010

Verbesserungen bei der Datenübernahme

Schon jetzt können Sie in nahezu alle Datentabellen Bestandsdaten aus z.B. Excel in die Hausverwaltung importieren. Wir gehen jetzt noch einen entscheidenden Schritt weiter und ermöglichen Ihnen die Übernahme von kompletten Mieterlisten mit nur einem Befehl.

Im Assistenten „Neuer Mieter/Eigentümer“ finden Sie den Schalter „Mieterliste“. In der Mieterliste können Sie Daten aus Excel oder ASCII CSV Textdateien importieren sowie manuelle Erfassungen und Änderungen am Import vornehmen. Markierte Daten können dann über einen Schalter in die verschiedenen Module übernommen werden.

Wir stellen Ihnen auf Anfrage eine Excel-Vorlage für den Import zur Verfügung.

Folgende Felder stehen zur Verfügung:

Feldname

Adressen

Objekte

Einheiten

Verträge

Firma

Firma

 

 

 

Vorname

Vorname

 

 

 

Nachname

Nachname

 

 

 

Straße

Straße

 

 

 

PLZ

PLZ

 

 

 

Ort

Ort

 

 

 

Telefon

Telefon

 

 

 

Email

Email

 

 

 

Kurzname

Wird autom. gebildet

 

Als Nutzer

Als Vertragspartner

Objekt

 

Bei Bedarf als neues Objekt

Objekt

Objekt

Einheit

 

 

Bezeichnung

Einheit

Wohnfläche

 

 

Wohnfläche

 

Kaltmiete

 

 

Kaltmiete

Kaltmiete

Nebenkosten

 

 

Nebenkosten

Nebenkosten

Heizkosten

 

 

Heizkosten

Heizkosten

Verbesserungen beim Dokumenten-Management

  • Externe Dokumente aus Dropbox können über einen Schalter „Dropbox“ interaktiv in einem Öffnen/Auswahl-Dialog im Feld URL verlinkt werden. Die manuelle Erstellung eines Teilen-Links entfällt. Es können auch ganze Ordner verlinkt werden.

Sonstiges

  • Beim Erstellen von Objekten ist die Anzahl Einheiten direkt zu sehen und die Einheiten werden automatisch nicht nur mit „Einheit 1“, „Einheit 2“ etc. erstellt, sondern mit „Objektname Einheit x“, was die Übersichtlichkeit bei Einheiten deutlich erhöht.
  • Weitere Felder für Küche, Diele und Arbeitszimmer bei Objekten und Einheiten
  • In der einfachen Buchführung können über den Schalter „Forderungen ausgleichen“ noch offene Forderungen nachvollziehbar ausgeziffert werden. Dazu wird in die Bemerkung der Forderungsbuchung geschrieben, mit welcher Zahlbuchung wann die Forderung ausgeglichen wurde.
  • Optimierte Listenansicht der Beschluss-Sammlung

Revision 2009

Neugestaltung des Hauptmenüs

  • Statt der teils unübersichtlichen Mega-Menüs wird jetzt vom Hauptmenü in Modul-Menüs umgeschaltet. Diese ganzseitigen Menüs bieten viel Platz und wirken daher aufgeräumter. Außerdem ist es möglich, hier auch gleich Daten und Auswertungen wie Diagramme zu zeigen, so dass die Modul-Menüs zu Dashboards werden.
  • Die Menüs für Inventar, Aufträge und das Untermenü Einstellungen/Administration wurden zu einem Menüpunkt „Mehr …“ zusammengefasst, da diese Befehle deutlich seltener genutzt werden als die anderen Module der Software
  • Durch die Verkürzung passt das Menü wesentlich besser auch auf kleinere Bildschirme.

Verfeinerung des Willkommens-Bildschirms

  • Ruhigere und aufgeräumtere Gestaltung:
  • Befehle zum Navigieren in die Module und Anlegen von Datensätzen sind direkt erreichbar
  • keine Flip-Animation mehr
  • Verlinkung zu den neuen Modul-Menüseiten über Mehr-Links
  • Bessere Nutzung der ganzen Bildschirmbreite

 


Revision 2008

PDF-Abrechnungen

  • Die über den Schalter „Abrechnung PDF“ aus Abrechnungskonten erstellten Abrechnungen sind nun über Einstellungen in der Registerkarte „PDF“ der jeweiligen Abrechnung noch feiner zu justieren:
  • Über die „Schriftgröße“ kann die Größe der Schrift in Punkt in der gesamten Abrechnung eingestellt werden. Standardgröße ist 11pt
  • Über das Kreuzfeld „Kopf“ kann bestimmt werden, ob auf Seite 1 ein Briefkopf ausgeworfen wird.
  • Über das Kreuzfeld „Saldierung“ kann die Saldierung wahlweise am Anfang oder Ende der Abrechnung ausgeworfen werden

Eigenschaften

Adressen, Objekte und Einheiten können in der Registerkarte „Mehr …“ mit beliebigen Eigenschaften in beliebiger Zahl versehen werden. Somit sind alle Zusatzinformationen ohne jegliche Einschränkungen zu erfassen und jederzeit zu ergänzen.

Nebenmiete

  • Erfassung einer Nebenmiete in Verträgen, etwa für mitvermietete Küchen oder Gemeinschaftsräume
  • Die Nebenmiete kann auch bei Einheiten erfasst oder aus dem zugehörigen Vertrag übernommen werden
  • Die Gesamt-Warmmiete berücksichtigt die Nebenmiete

Sonstiges

  • In Vermietungskonditionen und bei Einheiten wird die Warmmiete auch dann berechnet, wenn Nebenmiete, NK oder HK nicht ausgefüllt wurden.
  • In Einheiten können bei der Anzahl Zimmer auch halbe Zimmer erfasst werden (https://www.advocard.de/streitlotse/mieten-und-wohnen/mietwohnung-was-gilt-als-halbes-zimmer/)
  • Aufgaben können z.B. nach Reparaturen, Wartungen, Besichtigungen etc. kategorisiert und gefiltert werden.
  • Dokumente können beim Upload bis zu 2MB groß sein. Verdoppelung des pro Benutzer zur Verfügung stehenden Speicherplatzes.
  • Feld „Firma2“ in Adressen, um auch sehr lange Firmenbezeichnungen speichern zu können
  • Mit dem Link https://www.intex-publishing.de/hausverwaltungplus/Zaehler_add.php?Zaehlernummer=1234 kann ein neuer Zählerstand für Zähler „1234“ automatisiert erfasst werden. Erstellen Sie mit entsprechenden URLs QRCodes und kleben diese an die Zähler, kann die Erfassung der Zählerstände über Smartphones wesentlich erleichtert werden, weil die Zählernummer nicht mehr manuell erfasst werden muss.
  • Bei der Erfassung von Arbeitszeiten in Aufgaben wird ein Zeitstempel für Anlage und Änderung der Zeiterfassung mitgeschrieben
  • Über Dokumenten-URL-Felder können jetzt auch Objekte und Einheiten mit Ordnern auf Online-Festplatten wie OneDrive, Dropbox, GoogleDrive oder iCloud per Teilen-Link verknüpft werden.

 

 


Revision 2007

Neuer Kontoabgleich im Kontobuch

Importieren Sie einen Kontoauszug und gleichen Sie diesen mit Ihrer Buchführung ab, indem Sie entweder neue Buchungen auf Basis betragsgleicher vorhandener Buchungen oder bei Kontobewegungen ohne Vorbild direkt neue Buchungen anlegen. Bei der Übernahme vorhandener Muster haben Sie den Vorteil, dass alle Zuordnungen zu Abrechnungen, Abrechnungskonten, Klassifikationen und Splittungen von Warmmieten übernommen werden. Gegenüber dem Kontoauszugsimport ist der große Vorteil, dass auch ohne aufwändige Anlage von Regeln sinnhafte Buchungen auf Basis der Kontoauszüge schnell erstellt werden können. Der Kontoabgleich kommt sowohl mit völlig neuartigen Transaktionen als auch Standardbewegungen gleichermaßen gut zurecht.

Arbeitsablauf:

  • Einlesen des Kontoauszugs
  • Programm schlägt bei Banktransaktionen betragsgleiche Buchungen als Buchungsmuster vor. Klick auf den Link und die Buchung wird zum Tagesdatum erneut angelegt und lässt sich noch bearbeiten
  • Gibt es kein Buchungsmuster, kann der Anwender mit „Neue Buchung“ eine neue Buchung anlegen. Dabei werden Betrag und Verwendungszweck als Vorgabe übernommen. Die Buchung kann manuell komplettiert werden; alternativ kann eine andere ähnliche Buchung als Muster ausgewählt werden.
  • Gebuchte Banktransaktionen können als „Gebucht“ markiert werden. Anzeige mit grüner Unterlegung.

Neuer Kontoabgleich in der doppelten Buchführung

Importieren Sie einen Kontoauszug und gleichen Sie diesen mit Ihrer Buchführung ab, indem Sie entweder neue Buchungen auf Basis betragsgleicher vorhandener Buchungen oder bei Kontobewegungen ohne Vorbild direkt neue Buchungen anlegen. Bei der Übernahme vorhandener Muster haben Sie den Vorteil, dass alle Kontierungen – also die Angaben zu Buchführung, Konto, Gegenkonto und Kostenstelle - übernommen werden. Gegenüber dem Kontoauszugsimport ist der große Vorteil, dass auch ohne aufwändige Anlage von Regeln sinnhafte Buchungen auf Basis der Kontoauszüge schnell erstellt werden können. Der Kontoabgleich kommt sowohl mit völlig neuartigen Transaktionen als auch Standardbewegungen gleichermaßen gut zurecht.

Sammlungsfelder

Sammlungsfelder ersetzen künftig bei Objekten, Einheiten, Kontobuch, Journal, Inventar und Energieausweisen die bisherigen Bild-, Dokument- und Belegfelder. In Sammlungsfeldern können Bilder und Dokumente gemischt gespeichert werden, statt einer Datei können bis zu fünf Dateien hochgeladen werden und der Upload ist per Drag&Drop möglich.

Diverse Änderungen

  • Verbesserte Gestaltung der Abrechnungs-PDF mit Zwischenüberschriften.
  • Abrechnungs-PDF in Abrechnungskonten steht jetzt auch für Netto-Abrechnungen zur Verfügung
  • System für diverse Wertelisten so umgestellt, dass der Anwender nur noch seine Vorgabewerte angeboten bekommt. Betrifft die Wertelisten Postordner, Informations-Kategorien, Kostenstellen, Dokumentarten, Kalender
  • Feld „Verwendungszweck“ erklärt bei Farb-Etiketten den Einsatzbereich eines Farbetiketts, z.B. „Wichtig“ für die Farbe rot.
  • Registerkarte Neueste zeigt bei Adressen, Dokumenten, Verträgen, Aufgaben, Notizen, Inventar und Umlagen nur die jüngsten Einträge an.
  • Feld-Label dezenter gestaltet -> mehr Konzentration auf die Inhalte
  • In View-Ansichten wichtige Feldinhalte gefettet.
  • Bei Neu-Registrierungen sind die Menüs MS-Office und Navi automatisch ausgeblendet.

 


Revision 2005

Abrechnungen

  • Mit dem Schalter „Kontob.>Umlagen“ lassen sich in Abrechnungen die Ausgabebuchungen aus dem Kontobuch gruppiert nach Kategorie in Umlagen bei der Abrechnung übertragen.
  • Mit dem Schalter „Kontob.>VZ“ lassen sich in Abrechnungen die Nebenkosten- und Heizkostenvorauszahlungen aus den Einnahme-Buchungen des Kontobuchs als Vorauszahlungen in die Abrechnung übertragen.
  • Neuer Schalter „Abrechnung PDF“ bei der Ansicht von Abrechnungskonten. Vorteile:
    • Kopf- und Fussbereich auf jeder Seite
    • Aufsummierung aller Forderungen und Guthaben vor Saldierung
    • Klare Bezeichnung des Saldos als Guthaben oder Nachzahlung
    • Abrechnungsfuss - Text unterhalb der Zahlendarstellung
    • Wiederholung der Spaltenköpfe auf Folgeseiten bei Seitenumbruch in der Tabelle
    • Saldierung wird in sich nicht umbrochen
    • Abrechnung über einen Klick als PDF
    • Weniger graue Flächen in der Abrechnung sparen Toner beim Druck

Verbesserungen bei der Navigation

  • Ansichten-Schalter erlaubt das schnelle Umschalten zwischen den diversen Adress-Ansichten wie Anschriften, Telefonliste, Visitenkarten etc.
  • Verlinkung von Berichten zu den Datensätzen. Dadurch sind in Berichten festgestellte Fehler viel schneller zu korrigieren, fragliche Daten in Berichten deutlich leichter in den eigentlichen Datensätzen nachzuschlagen.
  • Ansichten-Schalter erlaubt das schnelle Umschalten zwischen diversen Ansichten in der doppelten Buchführung, etwa vom Journal zu den Summen und Salden und Kontenblättern.
  • Von den Buchführungen aus kann über Schalter direkt zu GuV, Summen und Salden sowie den Kontenblättern gesprungen werden.

Revision 2004

Abrechnungen

  • Neuer Umlagefaktor „Anzahl“ für Betriebskostenabrechnungen (brutto und netto), Hausgeldabrechnungen und Wirtschaftspläne mit den Drucklayouts „Standard“ und „Individuell“. Hiermit können z.B. Kabel- und Internetanschlüsse, Rauchwarnmelder etc. nach Anzahl/Stück oder auch Eigentümerkosten nach Objektstimmen oder Kopfstimmen umgelegt werden.
  • Wenn die Abrechnungsart „Heizkostenabrechnung“ gewählt wird, werden in Abrechnungen und Abrechnungskonten eine Reihe von irrelevanten Feldern wie etwa „Stromverbrauch“ und „Müllverbrauch“ ausgeblendet. Umgekehrt wird bei anderen Abrechnungsarten die Registerkarte „HK-Abrechnung“ ausgeblendet. Dies schafft mehr Übersicht.
  • Bei Abrechnungskonten wird die Abrechnungsart angezeigt.

Buchhaltung

  • In der einfachen Buchführung ist die Mieter-Saldenliste jetzt a) nach Saldo sortiert, b) werden Negativ-Salden rot hervorgehoben und c) sind in der Liste direkt die Kommunikationswege Telefon, Handy und Email zugänglich
  • Aus den Kontenblättern ist jede Buchung im Journal per Link erreichbar, so dass alle Buchungsdetails incl. Gegenkonto einsehbar sind.
  • In der einfachen wie der doppelten Buchführung können jetzt über „Banking“ Überweisungen mit allen von StarMoney benötigten Feldern für SEPA Überweisungen exportiert werden (hier vor allem Auftragsart ‚CCS‘ für SEPA Überweisung und Textschlüssel ‚66‘.
  • Neuer Hintergrund „Banking“ als PDF: Online Banking
  • Neuer Hintergrund „Rechnung OCR“ als PDF: Rechnungen OCR

Lastschriften

  • In Verträgen können z.B. bei Mietverträgen auch die Daten zur Einziehung von Lastschriften wie Mandatsreferenz, Mandatsdatum, Erster Ausführungstag etc. hinterlegt werden.
  • In einer neuen Ansicht „Lastschriften“ können die Lastschriftdaten zentral eingesehen und z.B. an StarMoney exportiert werden.

WEG

  • WEG-Stimmrechte können in Einheiten auch nach Objekt-/Einheitenstimmen vergeben werden und lassen sich entsprechend auswerten
  • Neuer Assistent „WEG Eigentümerversammlungen“ vorbereiten und durchführen

Sonstiges

Suchergebnisse werden wie vom Textmarker unterstrichen dargestellt


Revision 2003

Assistenten

  • Neuer Assistent zum Start mit der einfachen Buchführung
  • Neuer Assistent zur Abwicklung von Mieterbewerbungen
  • Neuer Assistent zur Einrichtung des Inventar-Moduls
  • Assistent für Preisvergleiche im Objekte- und Vertrags-Modul. Hier können zentral Preisvergleiche von Verivox und Check24 für Gas, Strom und diverse Versicherungen abgerufen werden.

Kontobuch

  • Neuer Schalter „Standards“, der in Klassifikationen Kontobuch die üblichen Kategorien für Mietzahlungen, Mietforderungen, nicht umlegbare Kosten und gemäß BkVo umlegbare Kosten anlegt
  • Neuer Schalter „Forderungen ausgleichen“ erzeugt zu markierten Mietforderungen die entsprechenden Zahlungseingänge als Zahlbuchungen.

Benutzerverwaltung

  • Neue Möglichkeit, den Serienbrief-Text als Newsletter an die Benutzer des eigenen Teams in der Hausverwaltung zu mailen. Unter Individuelle Einstellungen kann der Newsletter abbestellt werden.
  • Benutzer können mit Bemerkungen versehen werden. Es gibt eine Verlinkung des Benutzers zu Mails des Benutzers in INtex Mail.

Sonstiges

  • Neuer Schalter „BkVo“, der in Abrechnungen/Kostenarten die Kostenarten gemäß Betriebskostenverordnung anlegt.
  • Filterung der Verträge nach Kündigung und Auslauf in 30 und 90 Tagen.
  • Neue Felder für Verwaltungskosten und Rücklagen unter Einheiten in der Registerkarte WEG.

Revision 2002

Neuer dynamischer Eingangsbildschirm

  • Der neue dynamische Eingangsbildschirm ist ein wählbares Alternativ-Angebot zum bisherigen Start-Bildschirm. Dieser kann über die individuellen Einstellungen auf Wunsch aber reaktiviert werden.
  • Individuelle Begrüßung
  • Klarere Gewichtung von wichtigen und weniger wichtigen Programm-Modulen
  • Deutlich mehr Verlinkungen im Eingangsbildschirm als bisher - das Menü wird kaum mehr benötigt
  • Direkte Befehle zum Anlegen von Adressen, Objekten, Einheiten etc. - spart jeweils den Umweg über die Listen-Bildschirme
  • Dynamische Anzeige von Schaltern und Verlinkungen. So werden etwa Links auf die weiteren Abrechnungs-Befehle nur angezeigt, wenn es auch bereits Abrechnungen gibt
  • Der Eingangsbildschirm berücksichtigt die individuellen Einstellungen. So können etwa WEG-Befehle ausgeblendet werden
  • Statistische Angaben wie Zahl der Adressen, Zahl der Objekte  etc. im Eingangsbildschirm
  • Anzeige des Tagesdatums

Verbesserungen bei der doppelten Buchführung

Angebot eines auf die Zwecke der Hausverwaltung optimierten SKR 04 Standard-Kontenrahmens:

  • Entfernung vieler unbenötigter Konten
  • Musterhafte Aufgliederung der Mieter/Debitorenkonten in

10100          Mieter "Mustermann" Kaltmiete
10101          Mieter "Mustermann" NK
10102          Mieter "Mustermann" HK
10103          Mieter "Mustermann" Garage
10104          Mieter "Mustermann" Kaution
10105          Mieter "Mustermann" Sonstiges

  • Aufteilung des Kontos 6320 Heizung in

63201          Heizung Brennstoffkosten
63202          Heizung Verbrauchsmessung
63203          Heizung Schornsteinfeger
63204          Heizung Wartung
63205          Heizung Strom

  • Aufteilung des Kontos 6325 Gas, Strom, Wasser in

63251          Wasser
63252          Entwässerung
63253          Allgemeinstrom
63254          Aufzugskosten
63255          Kosten TV Empfang
63256          Gebäudesicherheit
63257          Wartungsarbeiten

  • Aufteilung des Kontos 6330 Reinigung in

63301             Gebäudereinigung
63302             Müllbeseitigung
63303             Straßenreinigung
63304             Winterdienst
63305             Gartenpflege
63306             Hausmeister
63307             Kosten Waschküche
63308             Regenrinnenreinigung
63309             Ungezieferbekämpfung

  • Aufteilung des Kontos 6405 Versicherungen für Gebäude in

64051             Gebäudeversicherung
64052             Haftpflichtversicherung

  • Aufteilung des Kontos 6450 Reparaturen, Instandhaltung von Bauten in

64501             Instandhaltung Heizung                                        
64502             Instandhaltung Elektrik                                         
64503             Instandhaltung Be- und Entwässerung                 
64504             Instandhaltung Dach                                             
64505             Instandhaltung Fassade                                        
64506             Instandhaltung Gemeinschaftsräume, Treppen, Flure, Keller        
64507             Instandhaltung Außenanlagen                              

Auch der optimierte Kontenrahmen ist frei anpassbar.


Revision 2001

Beschleunigte und übersichtlichere Oberfläche

  • Menübaum und Eingangsbildschirm weisen die Module in gleicher Reihenfolge aus
  • Neues Menü Unterlagen für Dokumente, Verträge, Korrespondenz etc.
  • Neugestaltung der Verlinkungen zu angehängten Daten in den Listenansichten (erhebliche Beschleunigung bei vielen Daten, weniger verwirrend für Einsteiger, mehr Platz für die Daten der angehängten Datentabelle)
  • Vereinheitlichung der Verknüpfungen: Künftig sind alle Verknüpfungen in der Anzeigen-Ansicht zu finden und auch als Link formatiert und daher auf Anhieb erkennbar. Die unsichtbaren Links in der Listen-Ansicht entfallen.
  • In Editieren- und Ansichts-Bildschirmen werden die Aufklappbereiche Details feiner unterteilt nach Unterlagen (Dokumente etc.), Organizer (Notizen, Aufgaben, Termine) und weiteren angehängten Daten
  • Die Historie von Adressen, Objekten, Einheiten und Verträgen wird jetzt nur auf Anfrage über einen Schalter "Historie" angezeigt. Das beschleunigt die Listenanzeige in diesen Modulen.
  • In Detail-Tabellen werden unnötige Merkmale wie das Verknüpfungsfeld zum Master-Datensatz ausgeblendet, so dass mehr Platz für die relevanten Inhalte der Tabelle bleibt.
  • MS Office Verlinkungen als eigenes, optionales Menü (individuelle Einstellungen)
  • Navi Menü optional (individuelle Einstellungen)

Verbesserungen bei Abrechnungen

  • Wesentlich beschleunigte Darstellung der Umlagefaktoren in den Abrechnungsausdrucken. Dadurch auch beschleunigte Ansicht der Abrechnungsliste für die Druckauswahl.
  • Bei §35a EstG Ausweisen kann die genaue Art der haushaltsnahen Dienstleistung für jede Position angegeben werden. Für einen späteren Nachweis beim Finanzamt lassen sich Rechnungs- und Leistungsdatum vermerken.
  • Bei Umlagen kann der Gesamtrechnungsbetrag z.B. von einem Grundsteuerbescheid vermerkt werden und dann die Vorwegabzüge, etwa weil sich der Bescheid auf drei Häuser erstreckt. Die Differenz wird errechnet. Ebenso kann bei Abrechnungen nach dem Leistungsprinzip das Rechnungs- und das Leistungsdatum gespeichert werden und ein Abzug des Rechnungsteils erfolgen, der außerhalb des abzurechnenden Leistungs-Zeitraums liegt.
  • Umlagepositionen können über eine Anmerkung erläutert werden. Diese Anmerkung wird direkt unter der Bezeichnung der Umlageposition gedruckt. So können z.B. Vorwegabzüge benannt, leistungsbezogene Abrechnungen erläutert oder mehrere gleiche Positionen etwa als „Beleuchtung Treppenhaus“, „Beleuchtung Innenhof“ näher spezifiziert werden.

Listen-Generator

Neuer Listen-Generator: Mehr …

Sonstiges

  • Kurzname ist kein Pflichtfeld mehr und wird bei Nicht-Vergabe automatisch gebildet. Das gilt auch für den Import.
  • Sortierung überarbeitet: Angebot diverser Sortieroptionen über Aufklappmenü. Sortierung auch am Smartphone abrufbar.
  • Bei Verträgen gibt es jetzt einen Vertragsstatus, der angibt, ob der Vertrag angebahnt, abgeschlossen, gekündigt, laufend oder abgelaufen ist.
  • Bei Verträgen können bis zu zwei Dokumente per Drag&Drop hinterlegt werden.
  • Der Verbrauch eines Zählers wird jetzt beim Anlegen und Editieren ermittelt und in einem Feld gespeichert. Dadurch sind die Verbräuche wesentlich schneller verfügbar, das ganze Zähler-Modul ist bei vielen Zählern erheblich beschleunigt.
  • Anredefeld in Adressen auf 100 Zeichen verlängert, damit auch lange Doppelnamen etc. möglich sind.

Revision 1912

Hausmeister APP

Mehr dazu: Hausmeister WEB APP ...

Mieter APP

Mehr dazu: Mieter WEB APP ...

Verbesserungen bei Abrechnungen

  • Anpassungs-Informationen werden nur angedruckt, wenn auch eine Anpassung der Miete eingegeben wurde.
  • Alternativ wird auf Abrechnungen auch das hochgeladene Logo gedruckt (anstelle von LogoLink oder Kopfbereich)
  • Bei individuellen Abrechnungen kann unterhalb der Kostenaufteilung ein Fußtext ausgegeben werden, z.B. „Guthaben zahlen wir innerhalb 14 Tagen aus, Nachzahlungen leisten Sie bitte …“

Revision 1911

Verbesserungen bei Abrechnungen

  • WEG relevante Eingabefelder in einer Registerkarte WEG zusammengefaßt
  • Eingabemöglichkeit des Anfangs- und Endbestandes der Rücklage in Abrechnungen. Differenz wird errechnet.
  • Ermittlung des Miteigentümeranteils an der Rücklage in Abrechnungskonten.

Verbesserungen bei Zählern

  • Verknüpfung der Zähler nicht mehr nur über Räume allein, sondern auch über Objekte/Einheiten möglich. Die Erfassung von Räumen kann so entfallen
  • Bemerkungen-Feld
  • Neue Aufteilung der Eingabemasken
  • Protokolle und Zählerstände werden zusätzlich über Einheiten verknüpft, so dass auch mehrere Protokolle an einem Tag datenmäßig sauber darstellbar sind.

Verbesserungen bei Schlüsseln

Verknüpfung der Schlüssel nicht mehr nur über Räume allein, sondern auch über Objekte/Einheiten möglich. Die Erfassung von Räumen kann so entfallen

Verbesserungen bei Flächen

Verknüpfung der Flächen nicht mehr nur über Räume allein, sondern auch über Objekte/Einheiten möglich. Die Erfassung von Räumen kann so entfallen

Sonstiges

  • Diverse neue Indices zur Beschleunigung angelegt
  • Stapelverarbeitung bei Adressen und Inventar in die Hauptmodule umgezogen
  • Abfrage nach Geburtstagen in Adressen integriert

Revision 1910

Verbesserungen bei Abrechnungen

  • Wirtschaftspläne lassen sich als eigene Abrechnungsart klassifizieren und in der Liste der Abrechnungen filtern
  • Bei Wirtschaftsplänen heißt die Überschrift im Ausdruck „Wirtschaftsplan“ und nicht mehr Abrechnung. Der Abrechnungszeitraum wird „Planungszeitraum“ betitelt, der Saldo mit Anhebung und Senkung statt Nachzahlung und Guthaben erklärt.

Verbesserungen bei den Assistenten

  • Zentrales ? Hilfe-Menü fasst alle Assistenten und Dokus zusammen und steht immer zur Verfügung
  • Übersichtlichere Gestaltung der Assistenten
  • Neue Assistenten im Bereich Abrechnungen. Unterscheidung von Mieterabrechnungen, Eigentümerabrechnungen, Wirtschaftsplänen und Heizkostenabrechnungen
  • Neuer Assistent §35a EstG Nachweise für haushaltsnahe Dienstleistungen
  • Neuer Assistent Mahnwesen
  • Videos direkt in den Assistenten

 


Revision 1909

Verbesserungen bei Abrechnungen

  • Die Netto-Abrechnung steht jetzt auch als „individuelle“ Abrechnung zur Verfügung, so dass auch hier der Abrechnungskopf frei gestaltet werden kann.

Individuelle Einstellungen

  • Über Individuelle Einstellungen können nicht benötigte Module ausgeschaltet und bei Bedarf auch wieder eingeschaltet werden – dies gilt für die Einfache und Doppelte Buchführung, die Inventarverwaltung und die Auftragsbearbeitung. Auch spezielle Befehle zur WEG-Verwaltung können ausgeblendet werden, sofern nur Mietverwaltung erledigt wird.
  • Der Anwender kann wählen, welcher Bildschirm als Startbildschirm dienen soll. Zur Wahl stehen das normale Startmenü, der Navi-Bildschirm, die Adressen-Liste, die Heute/Wiedervorlage-Ansicht, die Terminliste und die Aufgabenliste.

Weitere Änderungen

  • Aufgewerteter Registrierungsbildschirm
  • Diverse Möglichkeiten geschaffen, auch nachträglich fehlende Daten einzupflegen. So können etwa bei Objekten, Einheiten und Abrechnungskonten fehlende Eigentümer und Mieter in einem neuen Fenster nacherfasst werden, ohne die laufende Erfassung zu verlassen. Bei Schlüsseln, Zählern und Flächen können die Räume nacherfasst werden.  Ebenso sind viele Wertelisten direkt an Ort und Stelle erweiterbar.
  • Zwei neue Schalter im Editieren-Bildschirm von Einheiten, um automatisiert die Räume für 2- und 3Zimmer-Wohnungen anzulegen.
  • Übersichtlichere Gestaltung des Inventar-Moduls.
  • Der Fussbereich erscheint der Übersichtlichkeit halber nur noch im Menü und auf Listenseiten.

Revision 1907

Verbesserungen beim Mailen

  • Signatur-Feld in Einstellungen, um Absender- und Impressum-Angaben in Mails zu hinterlegen
  • Automatisches Einfügen der Signatur in jeder Mail
  • Verknüpfung zu INtex Mail für Mail-Historie und -Archivierung

Weitere Verbesserungen bei PDFs

  • Generierung von Angeboten und Rechnungen direkt als PDF Datei über einen entsprechenden Schalter PDF in der Ansicht von Angeboten und Rechnungen. Die gesonderte Druckansicht für Rechnungen und Angebote wird damit obsolet, der Weg zum Drucken deutlich verkürzt und effektiver gestaltet.
  • Generierung von Briefen auch als Blanko PDF zum Druck auf gedrucktes Briefpapier. Damit wird die getrennte Ansicht „Korrespondenz Briefdruck“ obsolet.
  • Generierung von PDFs aus Notizen zur Weitergabe von Notizen gedruckt oder per Mail.
  • Generierung von PDFs aus Aufgaben zur Weitergabe von Aufgaben gedruckt oder per Mail.

Verbesserungen bei Angeboten und Aufträgen (XTended Edition)

  • Angebote und Rechnungen können mit Objekten und Einheiten verknüpft werden.
  • Optisch deutlichere Darstellung von bezahlten und offenen Rechnungen.
  • Aufgeräumtere Eingabemaske für Angebote und Rechnungen
  • Bemerkungen können formatiert werden.

Verbesserungen bei den Abrechnungen

  • Anmerkung zu den Umlagefaktoren erlaubt die Erklärung z.B. vom QM2 und QM3 Umlagen direkt bei dem Ausweis der Umlagefaktoren in der Abrechnung
  • Anmerkung zur Anpassung erlaubt die Erklärung der Anpassung der Vorauszahlungen, z.B. Trennung in HK und NK Vorauszahlung oder Netto, Mwst und Brutto direkt bei der Anpassungs-Information

Sonstiges

  • Bei Dokumenten können jetzt auch Sammlungen von Dateien hochgeladen werden. Bis zu 10 Dokumente und/oder Bilder mit bis zu 6 MB Umfang maximal sind möglich. So ist das Speichern etwa mehrerer Fotos nach einer Objektbegehung deutlich einfacher als bisher.
  • Dokumente können mit Aufgaben verknüpft werden. Dadurch können etwa mehrere Angebote nach einer Ausschreibung für eine Instandsetzung an die Aufgabe angehängt werden.
  • Befehle der XTended Edition werden in der Demo mit XT markiert.

 


Revision 1906

Kompatibilität mit PHP 7.3 (Beschleunigung der Ausführung)

Standardschreiben und -ausdrucke (PDF Export)

  • Standardschreiben (Exposee, Mietvertrag, Vermieterbescheinigung, Übergabeprotokoll, Mieterhöhungsankündigung und Kündigung) können in Einstellungen wie ein Serienbrief mit Variablen definiert werden und lassen sich aus der Ansicht einer Einheit direkt als PDF Datei herunterladen. Die PDF Dateien können archiviert, gedruckt, gemailt oder etwa mit Word oder einem geeigneten PDF Editor editiert werden. So lassen sich optischer Feinschliff, aber auch inhaltliche Änderungen vornehmen.
  • Zusätzlich können aus Adressen heraus Namensschilder, Adressetiketten und Visitenkarten als PDF exportiert werden. Weiterhin steht ein frei definierbares Datenblatt zur Verfügung, dass z.B. als Vordruck für eine Mieterselbstauskunft genutzt werden kann.
  • In Inventar können Datenblätter incl. Bildern und Etiketten frei definiert und als PDF ausgegeben werden.
  • Neue Option, direkt aus der Korrespondenz heraus einen Brief mit Kopf- und Fußzeilen auch mehrseitig als PDF abzuspeichern.
  • Optimierte PDF Generierung mit Kopf- und Fußzeilen für Briefe und Serienbriefe.
  • Die bisherigen Menübefehle zum Druck von Etiketten und Datenblättern sind obsolet.

Optimierte Listen- und Berichtsansicht

  • Suchfeld links oberhalb der Filter angeordnet. So sind alle Such- und Filteroptionen zusammen
  • Seitennavigation und -optionen gesammelt unter der Tabelle angeordnet
  • Options-/Zahnrad-Menü neben den Druckoptionen angeordnet. So sind etwa Import und Export auf der Oberfläche präsenter
  • Vollständiges Menü umbricht nicht mehr auf Full HD Bildschirmen
  • Auf Smartphones sind der Hinzufügen- und Löschen-Schalter direkt erreichbar

Aufgewerteter Login-Bildschirm

Verbesserungen in der Buchführung

  • Das Kontobuch merkt sich für neue Buchungen die zuletzt bebuchten Abrechnungen und Abrechnungskonten
  • Das Journal merkt sich die zuletzt bebuchte Buchführung
  • Die Schnellbuchungsmaske merkt sich die zuletzt bebuchte Buchführung
  • Der Buchungsassistent merkt sich die zuletzt bebuchte Buchführung

Verbesserungen für die Verknüpfung von Einheiten und Adressen

Bei den Adressen werden jetzt die Einheiten sowohl bei Eigentümern als auch Mietern angezeigt. Dabei wird zwischen Besitzer und Mieter unterschieden und es werden die passenden Daten angezeigt, bei Mietern etwa die Mietkonditionen der Einheit, bei Eigentümern z.B. die Miteigentumsanteile.


Revision 1905

Verbesserungen im Facility Management

  • Umfangreiche Erweiterung der Feldauswahl bei Objekten
  • Umfangreiche Erweiterung der Feldauswahl bei Einheiten
  • Möglichkeit zur Erfassung der Energieausweise mit Verknüpfung zu Objekten und Einheiten
  • Export-Befehl von Einheitendaten ins XML Format Immoscout-kompatibel (XT Edition)

Neue Assistenz

  • Aufwertung der Assistenten mit überarbeiteter Funktionalität und umfangreichen Hilfetexten.
  • Neuer Assistent für neue Adressen von Mietern und Eigentümern.
  • Die Assistenten sind über ein Popup-Menü direkt im Eingangsbildschirm gut sichtbar zu erreichen.

Revision 1904

  • Beschleunigung der Auswertungen in der Buchhaltung durch Anlage diverser weiterer Indices und Optimierung der Abfragen.
  • Zusätzliche Einführung des SKR97 für Privatpersonen als Kontenrahmen in der doppelten Buchführung.
  • Team-Sicherheit für Einheitenarten eingeführt.

Revision 1902

Verbesserungen für WEG-Verwalter

  • Versammlungen und TOP Punkte für WEG Versammlungen mit Druckoption
  • Beschluss-Sammlung mit Speicherung der Abstimmungsergebnisse und Schutz vor Veränderungen

Verbesserungen bei der Buchführung

  • Option zum Export der Daten aus dem Buchungsassistenten
  • Buchungsassistent benutzt für Buchungen nur dann das Tagesdatum, wenn das Datumsfeld leer ist.

Verbesserungen bei der Adressverwaltung

  • Visitenkartenansicht im Adressmodul
  • In die Anschrift werden auch Vor- und Nachname der Partner-Felder hineingeneriert.

Sonstiges

  • Anstelle des Logo Links kann jetzt auch ein Kopfbereich gedruckt werden. Dieser kann aus Text und Grafik bestehen.
  • Optische Verfeinerungen wie etwa Icons in den Standardschaltern.
  • Neuer Schalter zur Anlage von Kostenpositionen gemäß BKVo in nummerierter Form. Über die Nummerierung ist auch eine inhaltlich, thematische Darstellung und Sortierung der Umlagen möglich.
  • Objekteliste zeigt jetzt auch die Zahl Einheiten und die Wohnflächen mit Summen an
  • Einheitenliste zeigt jetzt auch die Zahl Zimmer und die Wohnflächen mit Summen an
  • Sicherheitsabfragen bei der Anlage von Kontenrahmen
  • Der Administrator kann die Daten einzelner Teams/Anwender als Backup exportieren.
  • Der Administrator kann die Daten einzelner Teams/Anwender löschen (DSGVO)

Revision 1901

  • Anlage diverser Indices zur schnelleren Suche und Sortierung. Dies hilft vor allem in den Bereichen Buchführung und Abrechnungen, aber auch bei der Adressverwaltung.
  • Neuer Befehl zum Importieren von Objektdaten mit richtiger Zuordnung von Nutzern und Eigentümern über die Kurznamen der Adressen.
  • Neuer Befehl zum Importieren von Einheitendaten Objektdaten mit richtiger Zuordnung von Nutzern und Eigentümern über die Kurznamen der Adressen sowie Zuordnung zum Objekt über die Objekt-Bezeichnung.
  • Zählerstandsdaten werden bei den Abrechnungskonten angezeigt.
  • Verfeinerte Optik.

Revision 1812

Verbesserung bei der Buchführung

  • Über Buchungsimport können jetzt Standardbuchungssätze mit Konto, Gegenkonto, Datum, Betrag, Betreff importiert werden. Es muss lediglich eine Spalte „Buchfuehrung“ mit der ID-Nummer der gewünschten Ziel-Buchführung ergänzt werden, damit die Buchungen auch in der gewünschten Buchführung mit der beabsichtigten Kontierung landen. Hierüber können auch monatlich wiederkehrende Buchungen wie die Sollstellungen automatisiert werden. Solche Buchungslisten sind auch leicht von einer auf eine andere Buchführung umzuschreiben – es muss nur die Spalte „Buchfuehrung“ mit der ID der neuen Buchführung belegt werden.
  • Saldenliste. Diese kann gedruckt und exportiert werden. Über einen Import der Saldenliste kann der Saldenübertrag weitgehend automatisiert werden.
  • Neuer Bericht Mwst für die einfache Buchführung erlaubt die Datensammlung für die Umsatzsteuervoranmeldung.

Engere Verknüpfung von Abrechnungen und einfacher Buchführung

  • Als Eingabehilfe bei Umlagen in der Abrechnung werden die im Kontobuch gebuchten Belege angezeigt, die als Kategorie die Bezeichnung der Umlage erhalten haben und auf die Abrechnung gebucht wurden. Bei Verwendung identischer Buchungskategorien in der einfachen Buchführung und Umlagebezeichnungen in der Abrechnung ist die Abrechnung so deutlich schneller erstellt, weil die Summen direkt einsehbar sind.
  • Bei den Vorauszahlungen in Abrechnungen werden die passenden Buchungen aus dem Kontobuch als Eingabehilfe angezeigt.

Revision 1811

Verbesserungen bei der Gebäudeverwaltung

  • Die Kaltmiete pro QM wird automatisch bei Eingabe der Kaltmiete berechnet
  • Der Einkaufspreis pro QM wird automatisch bei Eingabe des Kaufpreises berechnet
  • Der Verkaufspreis pro QM wird automatisch bei Eingabe des Verkaufspreises berechnet
  • Neues Feld „Vertragsart“ erlaubt die Klassifikation nach befristeten und unbefristeten Verträgen, Index-, Staffel- und Gewerbemietverträgen
  • Neue Ansicht „Vermietungskonditionen“ erlaubt einen schnellen Überblick über Mieten, Nebenkosten und Mieten pro Quadratmeter, NK pro Quadratmeter. Diese Ansicht hilft bei der Festlegung, wo Mieten erhöht werden können. Dazu kann nach Miete pro QM gefiltert und sortiert werden, angezeigt werden auch die durchschnittlichen Mieten und Nebenkosten sowie die Summen aller QM und Mieten.
  • Historie bei Objekten und Einheiten bietet einen Audit der Änderungen an den Objekt- und Einheiten-Datensätzen. So kann etwa nachvollzogen werden, wann sich der bauliche Zustand eines Objekts verändert hat oder wann die Miete für eine Einheit zuletzt angepasst wurde.
  • In der Liste der Zähler werden die Verbräuche aufaddiert.

Verbesserungen bei den Abrechnungen

  • Umlagen können als Umlegbare Kosten, Umlegbare Kosten (Mieter), Umlegbare Kosten (Eigentümer), Erträge und Rückerstattungen klassifiziert werden.
  • Dadurch sind in WEG-Abrechnungen Zwischensummen für an die Mieter weiterzureichende Kosten und beim Eigentümer verbleibende Kosten möglich.
  • Weiterhin können damit Rückerstattungen von Beiträgen oder z.B. Auszahlungen von Versicherungsleistungen sowie Erlöse z.B. durch Waschmaschinen-Vermietung gesondert ausgewiesen und addiert werden. Dies macht die Abrechnung in diesem Punkt deutlich klarer, weil z.B. um Rückerstattungen gekürzte Abschläge so direkt nachvollziehbar werden.
  • Schalter „Kontrollsummen“ zeigt bei den Umlagefaktoren in Abrechnungen die zugehörigen Summen aus den Abrechnungskonten an. So lassen sich Fehler schneller feststellen und Falscheingaben vermeiden.

Sonstige Änderungen

  • Navigator überarbeitet und Workflow-Idee integriert
  • Team-Sicherheit bei Farben
  • Bei Anlage einer Direktbuchung auf ein Abrechnungskonto in der einfachen Buchführung, werden die Kaltmiet- und Nebenkostenbeträge aus dem Abrechnungskonto als Vorgabe übernommen. Das vereinfacht die Buchung von Mietzahlungen und Mietforderungen.
  • Bei Aufgaben kann in Organizer nach meinen Aufgaben (Zuständigkeit=Benutzername) gefiltert werden.
  • Aufgaben können als monatlich, quartalsweise, halbjährlich oder jährlich sich wiederholend gekennzeichnet werden. So sind z.B. Wartungsarbeiten leichter als Aufgabe anzulegen und zu kontrollieren.
  • Aufgaben lassen sich Projekten zuordnen. Die Aufgaben sind nach den Projekten filterbar.

Revision 1810

Verbesserungen in der Buchführung:

  • Einführung von Musterbuchungen im Kontobuch. Musterbuchungen werden automatisch vom System in jedem Monat wiederholt. Das ist ideal für alle Formen von wiederkehrenden Zahlungen, Ausgaben wie Einnahmen, etwa Abschläge, Mieten, Ratenzahlungen, Annuitäten uvm, aber natürlich auch für die Soll-Stellungen der Mieten.
  • Neuer Assistent zur Aufteilung z.B. von Grundsteuern auf mehrere Abrechnungsobjekte (Vorwegabzüge).
  • Verbesserter Import im Kontobuch: Bei gleichem Betreff wird eine importierte Buchung kategorisiert wie die letzte gleiche Buchung und Warmmietzahlungen werden gesplittet wie die letzte gleiche Buchung.
  • Neuer Importbefehl für Kontoauszüge mit automatischer Zuordnung der Felder und Verbuchung wie bei der letzten Buchung mit gleichlautendem Betreff.
  • Im Kontobuch kann kein bei jeder Buchung der Mwst-Satz hinterlegt werden, der Netto- und der Mwst-Betrag werden errechnet

Verbesserungen bei Abrechnungen:

  • Neue Umlagemöglichkeit nach Stromverbrauch. Damit kann auch die Überlassung von Strom etwa aus einem Blockheizkraftwerk oder einer Photovoltaik-Anlage direkt an die Mieter umgelegt werden.
  • Umlegbare Kosten, Vorauszahlungen und Direkte Kosten sowie Rücklagebuchungen können im Stapel dupliziert und geändert werden. Das erleichtert die Erstellung ähnlicher Abrechnungen, weil etwa die Kosten einer Abrechnung für den Wirtschaftsplan oder die Kostenpositionen aus dem Vorjahr für eine neue Abrechnung genutzt werden können.

Diverse Neuerungen:

  • Lookup der Adressen geht auf die Kerndaten, was die Eingabe beschleunigt.
  • Bei Zählern kann die Maßeinheit in einem gesonderten Feld angegeben werden.
  • Historie für Adreßänderungen unter Adressen (vertraulich) bei der Ansicht von Datensätzen. Nachvollziehbarkeit von Änderungen mit Blick auf die DSGVO
  • Historie von Vertragsänderungen unter Verträge bei der Ansicht von Datensätzen.
  • Option zur Ansicht nur der aktiven Verträge.

Revision 1809

Verbesserungen bei der Korrespondenz

In Briefen und Schriftstücken, die mit einer Einheit verknüpft sind, können jetzt über Variablen Einheiten-Informationen automatisch in den Text übernommen werden. Dazu gehören Name der Einheit, Art der Einheit, Etage, MEA, QM, Kaltmiete, Heizkosten, Nebenkosten, Warmmiete und Hausgeld. Auf Basis dieser Informationen können diverse Standardschreiben deutlich vereinfacht erstellt werden, etwa: Mahnung letzte Monatsmiete, Anschreiben Mietvertrag, Begrüßung Neu-Mieter und Neu-Eigentümer, Vermietungsangebot, Exposee. Auch für Mieterhöhungsankündigungen und Courtage-Rechnungen sind diese Variablen eine deutliche Hilfe. Lediglich die zu berechnenden Werte müssen noch manuell eingetragen werden, was aber auch die Flexibilität läßt, etwa einen Betrag zu runden.

Verbesserungen in der Buchführung

Die Kontenrahmen für die Wohnungswirtschaft, Immobilienwirtschaft und die Standard-Kontenrahmen SKR03 und SKR04 können jederzeit über entsprechende Schalter aus der Bearbeitungsansicht des Kontenrahmens angelegt werden. So ist es kein Problem, wenn versehentlich die Muster-Kontenrahmen gelöscht werden.

Weitere Verbesserungen

  • Webhook-Integration für Adressen, Termine, Notizen und Aufgaben.
  • Teilen per Mail: Adressen, Notizen, Dokumente, Aufgaben und Termine lassen sich per Mail mit einem Link auf die betreffenden Datensätze teilen
  • Individuelle Demo-Stellung mit Registrierung und 14tägigem Tetzeitraum.
  • Gesetze und Urteile aus dem Kundenportal sind über das Menü erreichbar.
  • QuickAdd für Adressen im Eingangsbildschirm
  • Auf den Seriennummern-Assistenten kann auch für Rechnungen zurückgegriffen werden
  • Taschenrechner Addin für Eingabefelder wie Buchungsbeträge
  • In Kostenarten können die üblichen BetrKVKostenarten per Schalter angelegt werden

Revision 1808

Verbesserungen in der einfachen Buchführung

  • Zusätzliche Angabe des §35a EStG Absatzes bei der Angabe des §35a EStG Betrages
  • Splittung einer Annuität in Zinsen und Tilgung
  • Unter Einfache Buchführung/Klassifikationen Kontobuch kann die Auswahl der Klassifikationen für Einnahmen, Ausgaben etc. vordefiniert werden. Außerdem erscheinen in der Buchungsmaske nur noch die für eine Buchungsart passenden Klassifikationen.
  • Neuer Buchungsbericht Objekte, der eine Einnahmen- und Ausgabenauswertung über die Jahresbeschränkung der Abrechnungen hinweg ermöglicht.
  • Zusätzliche Felder IBAN, BIC, Kontoinhaber und Bank für das Banking bei Ausgaben
  • Rechnungen für Ausgaben können aus dem Kontobuch über Bezahlcode oder Girocode direkt mit einer Banking-App überwiesen werden
  • Optionale Anzeige nur der Soll-Stellungen für einfachere Wiederausführung von Soll-Stellungen über „Markierte buchen“.

Verbesserungen bei der Aufgabenverwaltung

  • Bei den Aufgaben können jeder Aufgabe beliebig viele Arbeitszeiten angehängt werden. So ist eine Zeiterfassung und Auswertung im Programm möglich. Die Zeiten können dann über die integrierte Fakturierung natürlich auch in Rechnung gestellt werden.
  • Jede Aufgabe kann mit einem Foto versehen werden. So weiß der Hausmeister etwa gleich, welcher Schaden wo genau gemeint ist und repariert werden soll.

Verbesserungen in der Adressverwaltung

  • Einführung eines Feldes Dokumenten URL. Hier kann eine Adresse etwa mit einem Ordner auf Onedrive verknüpft werden, um Dokumente dort direkt mit der Adresse zu verbinden.
  • Einführung eines Feldes Mail URL. Hier kann eine Adresse etwa mit einem intelligenten Postfach, das nur die Mails des jeweiligen Absenders enthält, verbunden werden.
  • Beim Export von Serienbriefsteuerdateien für Word können die Daten nun nach Klassifikation und Ort gefiltert werden
  • Mail- und Telefonlisten können nach Ort gefiltert werden.

Verbesserte Integration

  • Outlook Kalender kann über das Organizer/Termine Menü aufgerufen werden
  • Outlook Mail kann über das Organizer/Korrespondenz Menü aufgerufen werden
  • Word online kann über das Organizer/Korrespondenz Menü aufgerufen werden
  • Onedrive kann über das Organizer/Dokumente Menü aufgerufen werden
  • OneNote kann über das Organizer/Dokumente Menü aufgerufen werden

Einrichtung eines mobilen Zugangs, der über Benutzerrechte frei konfigurierbar ist.


Revision 1807

Verbesserungen bei Abrechnungen

  • Bei der Neuanlage einer Abrechnung werden x Abrechnungskonten entsprechend der Einheiten im Gebäude automatisch angelegt mit Bezeichnung, Quadratmeter, Nutzerangabe etc. So müssen in der Regel nur noch Konten für Leerstände und Mieterwechsel manuell angelegt werden.
  • Bei der Duplikation von Abrechnungen werden auch die Konten dupliziert
  • Neuer Schalter BKVo legt bei einer Abrechnung automatisch alle Umlagekosten-Positionen gemäß Betriebskostenverordnung an.
  • Neuer Schalter „Personenschnitt“ übernimmt den Schnitt der Personen aus der Personentabelle auf Mausklick in das Personen-Feld der Abrechnung.
  • Neues Abrechnungs-Drucklayout „Heizkosten ohne Warmwasser“. Hiermit können Heizkostenabrechnungen mit reiner Warmwasser-Erhitzung durch Boiler etc. dargestellt werden.
  • Bei Kostenarten können Umlageart und Mwst-Satz mitbestimmt werden. Diese Angaben werden bei umlegbaren Kosten dann übernommen.
  • Bei den §35a EStG Ausdrucken werden Kopf- und Fußbereich wie auf den Abrechnungen gedruckt, damit der Ersteller des Ausweises auch ohne den Zusammenhang der Abrechnung klar ist.
  • Vereinfachte Berechnung von Anpassung und neuer Gesamtleistung: Alle diesbezüglichen Daten in einer neuen Registerkarte „Anpassung“ zusammengefasst. Über den Schalter Info können die anteiligen Kosten abzüglich Vorauszahlungen als Saldo und ein daraus errechneter Anpassungsvorschlag abgerufen werden. Außerdem werden aus Einheiten die dort hinterlegten Daten für Kaltmiete, Nebenkosten, Heizkosten etc. angezeigt und zur jetzigen Gesamtleistung addiert. Bei einer Änderung der Anpassung wird diese automatisch zur bisherigen Gesamtleistung addiert und in das Feld neue Gesamtleistung übernommen.

 

Verbesserungen Gebäude-Management

  • Bei der Neuanlage eines Objekts mit x Einheiten, werden x Einheiten automatisch angelegt.
  • Bei Zählern können Informationen zur Eichung hinterlegt werden
  • Korrespondenz läßt sich auch mit Objekten und Einheiten verknüpfen
  • Immobilien-Dashboard mit Diagrammen: Gebäude nach Art, Einheiten nach Art, Gebäude nach Fläche

Verbesserungen bei der Buchführung

  • Ausgaben im Kontobuch werden zur besseren Übersicht rötlich unterlegt
  • Möglichkeit im Kontobuch nur die Ist-Buchungen anzuzeigen
  • Drucklayout für Kontoauszüge mit Kontostand aus der einfachen Buchführung heraus
  • Aufteilung des Menüs Buchführung in Einfache und Doppelte Buchführung für mehr Übersicht

Diverses

  • Eingabe- und Ansichtsmasken für Termine aufgeräumt
  • Verträge mit Korrespondenz, Dokumenten, Notizen und Aufgaben verknüpfbar
  • Fehlerkorrekturen bei der Team-Sicherheit

Revision 1806

Optimierung für die DS-GVO

  • Team-Sicherheit: Die Mitarbeiter können in Teams eingeteilt werden. Nur Team-Mitglieder sehen die Daten des Teams. So kann es auch private Daten in der zentralen Datenbank geben.
  • Neue Ansicht „Kerndaten“ für Adressen. Diese Ansicht kann für die Mitarbeiter freigegeben werden, die zwar die reinen Adressdaten für ihre Arbeit brauchen, aber nicht die erweiterten Daten und Verknüpfungen.
  • Eine weitere Ansicht „Vertraulich“ bietet fünf neue verschlüsselte Felder, um besonders persönliche Daten etwa von Mietern und Eigentümern zu speichern. Diese Ansicht kann „normalen“ Mitarbeitern über die Zugriffsrechte vorenthalten werden. Die Daten sind auch nicht exportierbar und im Backend der Datenbank nur verschlüsselt zu sehen. Eine Nutzung via ODBC oder API-Zugriff ist wegen der Verschlüsselung ausgeschlossen. Das Modul wird in einem neuen Fenster/Tab geöffnet, um ein einfaches Zurück-Navigieren für Unbefugte zu verhindern.
  • Automatische Mitschrift des Erfassungsdatums von Adressen
  • Feld Datenherkunft, kann dokumentieren, woher die Adressdaten stammen (Kontaktformular, Auftrag, Vertrag, Anfrage schriftlich oder per Telefon etc.)

Einführung der WEB-Technologie mit Team-Funktionen

  • Einteilung der Nutzer in Teams, so dass nur Team-Mitglieder untereinander ihre Datensätze sehen. Diese Verbesserung erfolgt auch im Hinblick auf die DS-GVO.
  • Vorbereitung für die Selbstanmeldung von Nutzern
  • Vorbereitung für die Einführung einer privaten Demo
  • Vorbereitung für die Einführung einer WEB-Lizenz für Einzelnutzer

Verbesserungen bei Umlagefaktoren und Abrechnung

  • Neues Abrechnungslayout „Individuell“. Hier läßt sich unter Einstellungen/Abrechnung der gesamte Kopfbereich mit Variablen wie ein Serienbrief frei selbst gestalten. Folgende Variablen stehen zur Verfügung:

#ABSENDER#
#ANSCHRIFT#
#ABRECHNUNGSKONTO#
#DATUM#
#ORT#
#WAEHRUNG#
#ABRECHNUNG#
#AVON#                      Abrechnungsbeginn
#ABIS#                      Abrechnungsende
#ATAGE#                     Abrechnungstage
#KVON#                      Abrechnungsbeginn für Abrechnungskonten
#KBIS#                      Abrechnungsende für Abrechnungskonten
#KTAGE#                     Abrechnungstage für Abrechnungskonten
#ANMERKUNG#                 Allgemeine Anmerkung
#ANMERKUNG1#                Anmerkung für Abrechnungskonten spezifisch
#ZAEHLER#                   Darstellung der Zählerstände
#ANPASS#                    Anpassung der Vorauszahlungen
#NEUEMIETE#
#UMLAGEFAKTOREN#            Darstellung der Umlagefaktoren

  • Neue Umlage MEA 3 für komplexe WEGs
  • Neue Umlage Einheiten 3 für komplexe Mietshäuser
  • Auswahl der Umlagefaktoren jetzt in einer übersichtlichen Aufklappliste bei den Umlagefähigen Kosten
  • Korrektur bei Umlage nach MEA 2

Sonstiges

  • Neue Möglichkeit, Fotos direkt als neue Dokumente in die Datenbank zu fotografieren.
  • Neue, verkürzte Gewinn- und Verlustrechnung zusätzlich
  • Neue, verkürzte Summen- und Saldenliste zusätzlich
  • Die Ansicht Konten/Kontenrahmen zeigt bei bebuchten Konten Habensumme, Sollsumme und Saldo.
  • Schalter führt von Abrechnungskonten direkt zur Druckvorschau der betreffenden Abrechnung
  • Schalter führt von Korrespondenz direkt zur Druckvorschau des betreffenden Briefes
  • Schalter führt von der Rechnungseingabe direkt zur Druckvorschau der jeweiligen Rechnung
  • Schalter führt von der Angebotserfassung direkt zur Druckvorschau des jeweiligen Angebots
  • Im Buchungsassistenten werden für Konten und Gegenkonten jetzt Kontonummer und -bezeichnung angezeigt
  • Hilfstexte zur Erläuterung der Variablen bei Layouts (Brief, Serienbrief, Rechnung, Angebot, Abrechnung)

Revision 1805

Verbesserungen in der Oberfläche

  • Fein-Tuning bei der Anzeige auf Smartphones (Filter-Schalter, Register)
  • Weiße Hinterlegung der Eingabe- und Datenbereiche in Hinzufügen-, Editieren- und Ansichts-Bildschirmen. Dadurch indirekte Hervorhebung der Navigations- und Speichern-Schalter
  • Doppelte Anzeige der Schalter unten und oben in Editieren-Bildschirmen. So kann das Editieren an jeder Stelle der Bearbeitung mit Speichern oder Abbrechen abgeschlossen werden.
  • Schalter in den Ansichtsbildschirmen oben, so dass ein schnelleres Durchblättern möglich wird.
  • Nach oben Schalter im Fußbereich
  • Home-Schalter im Fußbereich
  • Schwebender Nach oben Schalter sobald gescrollt wird
  • Inaktiver Löschen-Schalter immer zu sehen (Löschoption sichtbar), Löschen-Schalter zur Warnung rot hervorgehoben.

 

Umgestaltetes Eingangsmenü – es stehen jetzt die meist genutzten Module oben in der Reihenfolge des Einstiegs in das Programm.

Neuer Navigator

Der Navigator ist eine weitere, konfigurierbare Möglichkeit zur Navigation durch das Programm. Während das horizontale Hauptmenü am oberen Bildschirmrand und der Eingangsbildschirm eine feste Auswahl von Modulen und Befehlen in vordefinierter Reihenfolge und Anordnung aufführen, kann die Struktur des Navigators von Ihnen völlig frei definiert werden:

  • Sie bestimmen die Anzahl Einträge im Navigator, deren Reihenfolge, Klassifizierung, Benennung und ein Farbetikett. Einträge können nachträglich auch geändert und wieder gelöscht werden. Der Administrator kann bestimmen, ob solche Änderungen nur von ihm durchführbar sind oder jedem Anwender zur Verfügung stehen.
  • Klassifizierung, Titel und Etiketten dienen dabei dem Anwender zur Filterung der Auswahl im Navigator, sollte dieser mit sehr vielen Einträgen definiert worden sein.
  • Nach Klassifizierung, Titel und Etiketten können die Einträge zudem frei sortiert werden.
  • Definieren Sie Navigator-Links etwa zu den Listenansichten der Module z.B. mit Adressen_list.php
  • Definieren Sie Navigator-Links z.B. direkt zu bestimmten Datensätzen in einem Modul mit Objekte_list.php?qs=jakob&criteria=or&tab=all&orderby=aBezeichnung. Derartige Links können Sie aus der Browser-Adresszeile kopieren, wenn Sie die gewünschte Ansicht ansteuern und eine Suche durchführen.
  • Definieren Sie Navigator-Links zu Registerkarten einer Listenansicht, z.B. zu allen Aufgaben mit Aufgaben_list.php?tab=all
  • Definieren Sie Links auch zu Ansichten einzelner Datensätze: Adressen_view.php?editid1=172. Auch solche Links erhalten Sie über die Browser-Adresszeile, wenn Sie bestimmte Datensätze manuell ansteuern.
  • Schließlich können Sie auch allgemeine http-Links auch zu externen Zielen wie Ihrem Online-Banking, Ihrem Webmailer etc. herstellen: https://meine.deutsche-bank.de/trxm/db/ führt zur Deutschen Bank.

 

Neue Assistenzfunktionen

  • Neuer Assistent „Abrechnungen“, der alle Arbeitsschritte für eine Abrechnung in einem Bildschirm zusammenführt.
  • Neuer Assistent „Objekte und Einheiten“ im Gebäude-Menü, der alle Arbeitsschritte für die Anlage von Gebäuden, Einheiten, Räumen und Flächen in einem Bildschirm zusammenführt.
  • Neuer Assistent „Doppelte Buchführung“, der eine Übersicht über Buchführungen, Kontenrahmen und Buchungsjournale samt Zugriff auf Kontenblätter, Summen und Salden sowie GuV gewährt.

Verbesserungen bei der Vertrags-Verwaltung

  • Neue Felder für die Erfassung von Kautionsdaten: Kautionsbetrag, Kautionsanlage (Ort und Art), Kaution 1., 2., und 3. Drittel (Zahldatum, Zahlweise, Teilbetrag) und Bemerkungen zur Kaution.
  • Verknüpfung der Einheiten mit einem laufenden Miet-/Nutzungsvertrag. Aus den Vertragsdaten werden Kaltmiete, NK- und HK-Vorauszahlungen übernommen.

Verbesserungen bei Abrechnungen

  • Die Liste „Abrechnungsempfänger“ führt jetzt neben den Adressen auch die Bankverbindungsdaten und Finanzdaten (Kaltmiete, NK, HK-Vorauszahlungen) der Abrechnungsemfänger auf. Da diese Daten auch exportiert werden können, lassen sich damit nicht nur Serienbriefsteuerdateien erstellen, sondern auch Vorlagen für Lastschrifteinzugsdaten für Banking-Software.
  • In Einheiten wird die Warmmiete aus Kaltmiete, NK- und HK-Vorauszahlungen errechnet und als Vorgabe in das Feld Neue Gesamtleistung bei den Abrechnungskonten übernommen.
  • Berechnung der Personentage pro Abrechnungskonto und der Gesamtpersonentage in der Abrechnung zur Kontrolle der Personendaten
  • Berechnung der Quadratmetertage pro Abrechnungskonto und der Gesamtquadratmetertage in der Abrechnung zur Kontrolle der Quadratmeterdaten und Ein-/Auszugsdaten

Verbesserungen in der Buchführung

  • Neue Mieterkonten Saldenliste wirft übersichtlich nur die aktuellen Salden aller Mieterkonten im Kontobuch (einfache Buchführung) aus. So sind die säumigen Zahler schnell gefunden, zumal die Liste so sortiert wird, dass die Mieter mit den größten Rückständen direkt oben stehen. Über die Mieterkonten kann dann ein Mieter-Kontoauszug als Anlage zur Mahnung gedruckt werden. Die Mieterliste läßt sich als Serienbriefsteuerdatei für Mahnungen (mit vollständiger Anschrift) als auch als Grundlage für Nachforderungen per Lastschrift exportieren (mit IBAN, BIC, Bank)
  • Druck des Kontobuchs überarbeitet (Fehlerkorrekturen, Verbesserungen). Jetzt können übersichtliche Kontoauszüge direkt aus dem Kontobuch gedruckt werden.
  • Im Modul Banking wird jetzt auch der Girocode für das Erstellen von Überweisungen etwa mit den Banking Apps von Sparkassen und Volksbanken sowie der Banking-App Banking 4 von Subsembly unterstützt.

Seriennummernassistent

  • In Einstellungen/Seriennummern können beliebig viele Nummernkreise definiert werden. Diese lassen sich mit Textteil, Nummer, Intervall und Stellen codieren.
  • Seriennummern werden bei Abruf automatisch um das Intervall hochgezählt.
  • Abrufbar sind die Seriennummern für: Kundennummer bei Adressen, Nummer bei Inventar, Aktenzeichen bei Korrespondenz, Schlüsselnummern, Raumnummern

Aktivitätsstatus

  • Adressen, Objekte, Einheiten, Abrechnungen und Abrechnungskonten können auf Inaktiv bzw. Erledigt gesetzt werden.
  • Inaktive (nicht mehr in Verwaltung befindliche Objekte und Einheiten) stehen bei der Objektauswahl in Abrechnungskonten und Abrechnungen nicht mehr zur Verfügung.
  • Inaktive Adressen können bei Objekten und Einheiten nicht mehr als Nutzer und Eigentümer ausgewählt werden und bei Abrechnungskonten nicht mehr als Abrechnungsempfänger
  • In den Listenansichten kann auf den Aktivitätsstatus gefiltert werden
  • In der Erweiterten Suche kann nach dem Aktivitätsstatus gesucht werden
  • Der Aktivitätsstatus umgeht somit in vielen Fällen das Löschen von Datensätzen, so dass historische Daten aufbewahrt werden können, im Arbeitsalltag aber nicht stören. Auch werden so Fehler vermieden – Verknüpfung von neuen Abrechnungskonten mit erledigten Abrechnungen, Auswahl von Adressen längst ausgezogener Mieter für Abrechnungen, Bezugnahme auf nicht mehr in der Verwaltung befindliche Objekte und Einheiten.

INtex Hausverwaltung PLUS ist jetzt eine Progressive WebApp, d.h. mit den Browsern Chrome und FireFox können Sie die Anwendung als Symbol auf dem Desktop ablegen (Android und Windows).


Revision 1802

Optimierte CSS Darstellung.

Lokalisierung für Datums- und Zeitwähler

Optimierte Darstellung der Upload-Schalter.

Direkter Wechsel zur Benutzerverwaltung nach Erst-Login.


Revision 1801

Neues Modul Kontobuch

Für die Fälle, wo eine doppelte Buchführung als nicht notwendig erscheint oder unerwünscht ist, bietet INtex Hausverwaltung PLUS nun im Rahmen der Buchführung das Kontobuch an. Hier können die alltäglichen Geschäftsvorfälle (Mietzahlungen, Mietforderungen, Ausgaben) in Form einer einfachen Buchführung dargestellt werden. Ein oder mehrere Bankkonten können nachgebucht werden.

Das Modul besteht aus den folgenden Elementen:

  • Veränderbare Liste der Buchungen (Einnahmen, Ausgaben, Forderungen, Kontostände/Saldenvorträge) incl. flexibler Summenbildung für Buchungsbeträge und Splittbeträge.
  • Import und Export von Buchungen. Beim Import etwa von Kontoauszügen werden Buchungen mit gleichem Betreff so behandelt wie bereits vorhandene Buchungen.
  • Manuelle Erfassung von Soll-Stellungen, Einnahmen und Ausgaben incl. einfachem Splitt für Warmmieten in Kaltmiete, NK-, HK-Vorauszahlungen und Garagenmiete. Hausgeldzahlungen können in NK-Vorauszahlungen und Rücklagen-Einzahlungen gesplittet werden, bei Rechnungen lässt sich der §35a EStG Anteil (haushaltsnahe Dienstleistungen) festhalten.
  • Nachträgliche Änderungen und Löschungen möglich. Das lässt sich aber durch eine „Verbucht“-Markierung verhindern, so dass die GOBD einzuhalten sind.
  • Buchungsbericht, der die Einnahme/Ausgabe-Buchungen gruppiert nach Art, Kategorie, Abrechnung und Abrechnungskonto aufführt. Durch die Aufsummierungen lässt sich eine Einnahme-/Überschussrechnung darstellen.
  • Buchungsbericht, der die Forderungs- und Einnahme-Buchungen der Mieter einander gegenüberstellt und als Grundlage als Mahnwesens dienen kann.
  • Balkendiagramm zeigt den Verlauf von Einnahmen und Ausgaben
  • Kreisdiagramm zeigt die Verteilung der Einnahmen
  • Kreisdiagramm zeigt die Verteilung der Ausgaben.

Verbesserungen bei Terminen und Kalendern

  • Kalenderwochenansicht lässt sich jetzt mit Blättern-Pfeilen durchblättern
  • Neue Ansicht Monatskalender mit allen Terminen eines Monats in Kalenderblattansicht. Das Kalenderblatt lässt sich durchblättern.
  • Die Wiedervorlage kann von heute auch auf beliebige andere Tage umgesetzt werden, um etwa die Wiedervorlage von gestern oder morgen anzusehen. So kann man schon vorarbeiten oder z.B. wegen Krankheit liegengebliebene Aufgaben nacharbeiten.

Verbesserung bei der Korrespondenz

  • Neue Felder „Ihr Zeichen“, „Unser Zeichen“ und „Aktenzeichen“
  • In Einstellungen kann das grundsätzliche Brieflayout, also etwa die Anordnung von Ort und Datum, die Gestaltung der Betreffzeile etc. frei gestaltet werden.
  • Der Briefdruck und der Briefexport nach Word nutzen das vom Anwender gestaltete Brieflayout.
  • Aus dem Modul Abrechnungskonten heraus können Serienbriefe an die Empfänger von Abrechnungen erzeugt werden. Dabei lassen sich über Variablen Daten aus der Abrechnung, dem Abrechnungskonto, dem Objekt, der Einheit und der zugehörigen Adresse einmischen. Der Serienbriefinhalt wird in Einstellungen definiert.

Verbesserungen bei Adressen

  • Importfunktion für vCards. Damit können Adressdaten in dem Standardformat für Adressen - https://de.wikipedia.org/wiki/VCard - direkt in die Adressdatenbank importiert werden. Übernommen werden die Felder Firma, Titel, Stellung, Vorname, Nachname, Straße, PLZ, Ort, Telefon, Email und Website-Adresse. Der vCard Import kann auch im Online-Portal freigegeben werden, so dass sich Interessenten mit ihrer vCard anmelden können – eine aufwändigere Adresseingabe entfällt so.
  • Adressetiketten können nach Ort gefiltert werden
  • Die Adressliste kann nach Ort und Klassifikation gefiltert werden

Verbesserungen beim Gebäude-Management und den Abrechnungen

  • Neue Registerkarte Aufteilung erlaubt bei Objekten die Erfassung von Anzahl Einheiten, Abrechnungsfläche, Wohnfläche, Nutzfläche und beheizter Fläche (auch ohne Rückgriff auf eine detaillierte Wohnflächenberechnung)
  • Neue Registerkarte Aufteilung erlaubt bei Einheiten die Erfassung von Anzahl Zimmern, Abrechnungsfläche, Wohnfläche, Nutzfläche und beheizter Fläche (auch ohne Rückgriff auf eine detaillierte Wohnflächenberechnung)
  • Relevante Werte wie Anzahl Einheiten und Abrechnungsfläche werden bei Abrechnungen und Abrechnungskonten übernommen.
  • Neue Registerkarte Leerstände bei den Objekten und Einheiten.
  • Freie Feldauswahl beim Export von Abrechnungskonten, Objekten und Einheiten.

Verbesserungen bei der Vertragsverwaltung

  • Verträge können auf Wiedervorlage gelegt werden
  • Verträge mit WV erscheinen in der Heute-/Wiedervorlage-Ansicht. Somit können Kündigungsfristen und -termine leicht eingehalten werden. Ebenso kann man sich über ein Vertragsende informieren.

Verbesserungen bei der Buchführung

  • Spezieller Report der Debitorenkonten mit Summen und Salden. So sind säumige Mieter schneller gefunden und Mahnungen leichter erstellt. Dieser Bericht weißt auch die Summen an Rückständen für alle Mieter eines Hauses und alle Häuser insgesamt aus. Der Bericht für ein Debitorenkonto kann einer Mahnung als Nachweis der eingebuchten Zahlungen und Forderungen dienen.
  • Im Kontenrahmen kann die Liste der angezeigten Konten auf die bebuchten Konten reduziert werden.
  • Neuer Bericht „Buchungsübersicht“, der die Buchungen ähnlich wie im Journal anzeigt, die Teilbeträge zusammengehöriger Splitt-Buchungen aber addiert. Das erleichtert den Abgleich mit dem Bankkonto.
  • Assistent zur Aufteilung von Rechnungsbeträgen nach dem Leistungsprinzip. Der Assistent rechnet eine das Abrechnungsjahr übergreifende Rechnung in zwei Buchungsbeträge auseinander.
  • Befehl zum Splitten einer Buchung mit gleicher Belegnummer im Journal.
  • Im Buchungsassistenten kann mit dem Schalter „Steuerbetrag“ die Vorsteuer oder Umsatzsteuer auf den Nettobetrag errechnet werden.

Verbesserungen im Organizer

  • Importfunktion für ics iCal Kalenderdaten. Damit können Termine in dem Standardformat für Kalender - https://de.wikipedia.org/wiki/ICalendar - in die Termindatenbank importiert werden. Übernommen werden die Felder Datum, Zeit, Titel und Beschreibung. So können Sie beispielsweise Feiertage oder Ferienkalender leicht von entsprechenden ics-Kalendern übernehmen, aber auch etwa einzelne Termine, die Sie per Mail als Einladung oder über Websites zum Download bekommen haben.
  • Stapelverarbeitung für Termindaten: So lassen sich viele Termine gleichzeitig z.B. von einem Tag auf einen anderen umsetzen, einem anderen Kalender oder Projekt zuordnen, mit Farbetiketten versehen uvm.
  • Aufgaben können jetzt mit Checklisten versehen werden. Damit ist eine Aufgabe in einzelne Arbeitsschritte zu unterteilen. Inspektionen etwa von Geräten wie Feuerlöschern, Übergaben, Bauabnahmen etc. sind so sehr gut zu strukturieren und zu dokumentieren.

Verbesserungen bei der Auftragsbearbeitung

Das Aussehen der Drucklayouts von Angeboten und Rechnungen kann jetzt mit Variablen in Einstellungen frei gestaltet werden.


Revision 1712

Verbesserungen im Adressmodul

  • Verknüpfung zu Objekten (Besitzer von …)
  • Verknüpfung von Einheiten (Besitzer von …)
  • Verknüpfung zu Abrechnungskonten (Abrechnungsempfänger für …)
  • Verknüpfung zu Buchhaltungskonten (Debitor/Kreditor)
  • Favoriten-Funktion: Adressen können als Favoriten gekennzeichnet werden.
  • Über eine Registerkarte „Favoriten“ lassen sich nur die Favoriten anzeigen.
  • Farbetiketten: Adressen können mit Farbetiketten versehen werden.
  • Die Adressen lassen sich in der Listenansicht nach Farbetiketten filtern.
  • Das Dashboard zeigt jetzt auch statistische Werte wie Anzahl Mieter und Eigentümer, Objekte und Einheiten sowie Gesamtfläche in Quadratmeter der verwalteten Einheiten an.

Verbesserungen im Objektemodul

  • Favoriten-Funktion: Objekte können als Favoriten gekennzeichnet werden.
  • Über eine Registerkarte „Favoriten“ lassen sich nur die Favoriten anzeigen.
  • Farbetiketten: Objekte können mit Farbetiketten versehen werden.
  • Die Objekte lassen sich in der Listenansicht nach Farbetiketten filtern.

Verbesserungen im Einheitenmodul

  • Favoriten-Funktion: Einheiten können als Favoriten gekennzeichnet werden.
  • Über eine Registerkarte „Favoriten“ lassen sich nur die Favoriten anzeigen.
  • Farbetiketten: Einheiten können mit Farbetiketten versehen werden.
  • Die Einheiten lassen sich in der Listenansicht nach Farbetiketten filtern.

Verbesserungen bei Abrechnungen

  • Für die Bezeichnung der Abrechnung wird ein Vorschlag generiert
  • Für die Bezeichnung des Abrechnungskontos wird ein Vorschlag generiert
  • Für die Ermittlung der durchschnittlichen Personenzahl pro Abrechnungskonto können alle Änderungen des Personenstands durch Geburt, Tod, Zuzug oder Wegzug von Partnern etc. zeitlich mit Grund erfasst werden. Das Programm rechnet Personentage und den Durchschnitt aus. Dieser kann für das Konto übernommen oder noch abgeändert werden.
  • Eine Gesamtpersonen-Übersicht mit Durchschnittsberechnung erscheint bei der Abrechnung, um die Bestimmung der Gesamtpersonenzahl zu vereinfachen.
  • Für Netto-Abrechnungen kann jetzt bei dem Abrechnungskonto der Steuersatz frei eingegeben werden. Dadurch ist a) die Netto-Abrechnung auch in Österreich und der Schweiz anwendbar und b) sind auch gemeinnützige Abrechnungsempfänger mit 7% Mwst. belegbar.
  • Neuer Umlagefaktor Quadratmeter 3 erlaubt noch flexiblere Abrechnungen bei den Kosten zwar einheitlich nach Quadratmeter, aber unter Bezugnahme auf unterschiedliche Flächen abgerechnet werden.
  • Die Daten zur Heizkostenabrechnung werden in einer Registerkarte nur dann abgefragt, wenn die Abrechnungsart auch „Heizkostenabrechnung“ ist.

Verbesserungen bei der Buchführung

  • Der DATEV Export beinhaltet ein Festschreibekennzeichen.
  • Der DATEV Export kann nach Datum gefiltert werden.
  • Musterbuchungen können nach Buchungsart – etwa Forderungsbuchungen – gefiltert und so noch schneller zur erneuten Ausführung ausgewählt werden.
  • Bei den Kontoauszügen gibt es die Möglichkeit, die Buchungen nach Datum zu filtern.

 

Weitere Verbesserungen

  • Drei neue Assistenten zum Anlegen von Gebäuden, Buchführungen und Abrechnungen – jeweils in den gleichnamigen Menüs zu finden.
  • Individualisierbare Oberfläche und Ausdrucke – Über Einstellungen/Einstellungen können mit dem Eingabefeld CSS Oberfläche und Ausdrucke des Programms mit CSS Anweisungen optisch verändert werden. Somit kann sich das Programm auf Wunsch komplett Ihrer Corporate Identity und Ihrer Website anpassen.
  • Bei Ausleihen neue Filter für Inventar-Gegenstände und Datum.
  • Datumsfilter bei der Korrespondenz

Revision 1711

Verbesserungen bei den Musterbuchungen im Buchungsassistenten

  • Buchungen können mit einem Gültigkeitszeitraum von Datum bis Datum versehen werden.
  • Die Gültigkeit wird in der Listenansicht der Musterbuchungen ermittelt und ausgewiesen.
  • Zeitlich gültige Buchungen lassen sich filtern. Somit ist die Markierung ausschließlich zeitlich gültiger Buchungen und deren Ausführung über „Markierte buchen“ deutlich einfacher.

Diese Verbesserung hat folgende Anwendungs-Szenarien:

  • Ab Datum x ist wegen NK-Anpassungen eine erhöhte oder gesenkte Warmmiete zu bezahlen. So können zwei Musterbuchungen mit alter und neuer Miete und entsprechenden Zeiträumen für die Gültigkeit angelegt werden. Das geht schon dann, wenn die Betriebskostenabrechnung gerade erstellt wurde. Somit gerät die neu zu stellende Forderung nicht in Vergessenheit.
  • Ein Mieter zieht zum x.x. aus – durch ein Gültigkeits-Enddatum wird verhindert, dass Mietforderungen noch nach Auszug gebucht werden.
  • Ein neuer Mieter zieht zum x.x. ein – durch ein Gültigkeits-Anfangsdatum wird die Miete ab Einzug gefordert, kann aber als Musterbuchung schon bei Vertragsunterzeichnung eingetragen werden.
  • Bei einem Staffelmietvertrag können sofort die Mietforderungen und Zahlungen als Musterbuchungen für x Jahre im Voraus eingetragen und mit entsprechenden Gültigkeits-Zeiträumen versehen werden.
  • Wenn eine Mieterhöhung ausgesprochen und akzeptiert wurde, kann die alte Musterbuchung noch bis zu einem Tag x weitergeführt werden, die neue Musterbuchung wird bereits jetzt mit Gültigkeit ab Tag x + 1 eingetragen.
  • Daueraufträge, Abbuchungen und Abschläge lassen sich zeitlich abgrenzen, etwa wenn Verträge gekündigt oder von vornherein nur für bestimmte Laufzeiten geschlossen wurden.

Neues Modul Verträge

Im neuen Modul Verträge – zu finden unter Organizer/Dokumente – können Sie Vertragsdaten von Mietverträgen, Dienstleistungsverträgen, Arbeitsverträgen, Versorgungsverträgen etc. speichern.

  • Verträge sind mit Objekten, Einheiten und Räumen verknüpfbar
  • Verträge sind mit Inventar-Gegenständen verknüpfbar
  • Verträge können mit Adressen als Vertragspartner verknüpft werden
  • Vertragsdokumente lassen sich digital anhängen
  • Speichern Sie wichtige Konditionen (Kaltmiete, Erhöhungen, Policen-Werte etc.), Kündigungsbedingungen (Kündigungsfristen, Kündigungstermine) und Bemerkungen
  • Halten Sie Abschlussdatum und reguläres Enddatum des Vertrages fest
  • Speichern Sie Aktenzeichen und Aufbewahrungsorte
  • Geben Sie den Verträgen eine eigene Bezeichnung

Verbesserungen bei Abrechnungen

  • Ähnlich wie bei den Umlegbaren Kosten können jetzt auch für die Vorauszahlungen einzelne Vorauszahlungsbelege/-buchungen auch ohne angehängte Buchführung angelegt und verknüpft werden. Somit ist auch in einer Abrechnung ohne Buchführung ein Nachweis der einzelnen Vorauszahlungen mit Datum und Betreff möglich.
  • Eingabevorschläge für die Bezeichnungen von Abrechnungen und Abrechnungskonten
  • Feld „Abrechnung“ bei Abrechnungskonten ist jetzt Pflichtfeld, damit es nicht zu Konten kommt, die „in der Luft hängen“.

Allgemeine Verbesserungen

  • Neuer übersichtlicherer Fußbereich mit Verlinkung von Dokumentation und Support-Optionen.
  • Kein Druck des INtex Copyrights mehr auf Listen- und Berichtsausdrucken

Revision 1707

Verbesserungen

  • Dezimalwerte für Quadratmeter, MEA, Zählerwerte, Personen und Verbräuche möglich
  • Festlegung der Währung in Einstellungen (Schweizer Franken möglich)
  • Ergänzung des Kontenrahmens um ein Feld für die Banking-URL bei Bankkonten
  • In Korrespondenz können vorhandene Briefe als Muster für neue Briefe dienen. So sind Mahnungen, Abmahnungen uvm. deutlich schneller geschrieben.
  • Automatisierter Ausweis der Zählerstände in Abrechnungen
  • Druck von Logo und Fußbereich in Abrechnungen
  • Optimierter Ausdruck der Umlagefaktoren in Abrechnungen (es werden nur die eingesetzten Faktoren gedruckt, Ausdruck erfolgt mit Ausweis des Rechenweges)
  • Bei den umlagefähigen Kosten können die Kostenbelege erfasst werden, so dass kein Rückgriff auf ein Buchungskonto der Buchführung zwingend ist.
  • Objekte und Einheiten um Felder für Verkaufs- und Kaufpreise, Kaltmiete, Nebenkosten, Heizkosten, Hausgeld etc. ergänzt
  • Mieterliste führt die Mieten und Vorauszahlungen auf.
  • Eigentümerliste führt die Hausgelder auf.
  • Exportfunktion mit definierbaren Trennzeichen, wählbaren Feldern uvm. verbessert.
  • Standardfilter werden in Listenansichten als Register angeboten.
  • Neuer Bericht mit den Abrechnungsdaten für den Eigentümer.
  • Email Absendedaten sind vom Anwender selbst in Einstellungen zu bestimmen.
  • In Adressen werden Abteilung und Titel mit hineingeneriert.
  • Anreden können auf Basis von gängigen Anredeformaten automatisch generiert werden.
  • Zusätzlich zum Beleg-Bildfeld gibt es bei Buchungen jetzt auch ein Belegdokument- und ein Beleg URL Feld.