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Schnellanleitung Hausverwaltung 10

Wir wollen Ihnen hier den schnellsten Weg zu einer Abrechnung erläutern. So gehen Sie vor:

• Adressen erfassen
• Abrechnungen eingeben
• Konten erfassen
• Buchungen durchführen
• Abrechnungen drucken

Sie arbeiten sich in der Navigationsleiste des Programms also von oben nach unten vor.

Adressen erfassen

Zunächst gehen Sie ins Partnermodul und erfassen dort alle für die Hausverwaltung benötigten Adressen. Dazu gehören neben den Adressen von Mietern auch alle Adressen von Eigentümern sowie die Adressen der abzurechnenden Immobilien. Jede Adresse sollte entsprechend kategorisiert werden und mit einem eindeutigen Kurznamen versehen sein. Auf die Adressen wird im weiteren Verlauf über die Kurznamen immer wieder zugegriffen, deshalb sollten Sie sich ruhig Zeit nehmen, die Adreßeingabe ordentlich und vollständig vorzunehmen.

Abrechnungen anlegen

Sind alle Adressen erfaßt, wechseln Sie ins Abrechnungen-Modul. Hier geben Sie die Grunddaten der Abrechnung ein. Die Abrechnung gilt etwa für ein Haus oder einen Abrechnungskreis innerhalb eines Hauses, z.B. alle gewerblichen Mieter, alle Eigentümer etc. Im nächsten Jahr ist dasselbe Haus eine neue "Abrechnung". Für ein Haus kann es also mehrere Abrechnungen geben. Abrechnungen können zudem etwa für Garagenanlagen, Gemeinschaftseinrichtungen und vieles andere erstellt werden.

Damit die Datenbank die Abrechnungen auseinanderhalten kann, benötigt jede Abrechnung einen eindeutigen Namen, also etwa den Straßennamen plus die Jahresangabe des Abrechnungsjahrs. Bei einem Haus, in dem Sie die Eigentümer und die Mieter getrennt abzurechnen haben, wären etwa folgende Abrechnungen zu erstellen:

Jakobstraße 2009 Eigentümer
Jakobstraße 2010 Eigentümer
Jakobstraße 2009 Mieter
Jakobstraße 2010 Mieter

Anschriften von Eigentümern und Immobilien holen Sie über Aufklapplisten aus der Partner/Adreßdatenbank.

Im Abrechnungen-Modul legen Sie auch noch die Gesamtquadratmetergröße des Objektes/der Immobilie fest. Weiterhin bestimmen Sie die Abrechnungsart, z.B. Mieterabrechnung, Eigentümerabrechnung oder Selbstnutzerabrechnung.

Mieter -> nur Nebenkosten
Eigentümer -> nur Kosten für Verwaltung, Instandhaltung und Rücklagen
Selbstnutzer -> alle Kosten

Schließlich gibt es noch die individuelle Abrechnung. Deren Aussehen und Inhalte können Sie über den Druckassistenten im Abrechnungen-Modul mit einer Vielzahl von Variablen frei bestimmen. Die Abrechnung können Sie auch über das Format-Menü weitgehend frei gestalten.

Über Grundkosten Heizung legen Sie in der Registerkarte Heizung gemäß Heizkostenverordnung fest, wie groß der Grundkostenanteil bei der Heizungsabrechnung sein soll. Dieser Wert ist nur dann von Belang, wenn die Heizkostenabrechnung nicht extern erfolgt und eingepflegt, sondern direkt im Programm erledigt wird. Die Heizkostenverordnung erlaubt keine rein verbrauchsabhängige Abrechnung. Eine reine Umlage ist aber ebenfalls nur in äußersten Ausnahmefällen zugelassen, etwa dann wenn aus technischen Gründen keine Ablesegeräte eingebaut werden können.



Hinweis: Gewerbliche Objekte müssen bei "Netto abrechnen" in der Registerkarte Abrechnung auf "Ja" gesetzt werden, damit ein entsprechender Mwst-Ausweis stattfindet.

Wenn Sie mit frei definierten Umlage-Faktoren für die Abrechnung arbeiten wollen, dann müssen Sie diese in der Registerkarte Freie Umlagen benennen. Später können Sie die Anteile einer freien Umlage bei den Konten festlegen.

Konten erfassen

Wechseln Sie jetzt ins Konten-Modul. Jede Abrechnung hat ein oder mehrere Abrechnungskonten. Konten sind dabei Mieter, Eigentümer, Selbstnutzer und Leerstände. Folglich gibt es meist mehr Konten als Wohnungen in einem Objekt (Haus). Im nächsten Abrechnungsjahr müssen zudem neue Abrechnungskonten angelegt werden - wegen der Datentrennung und weil nie exakt die gleichen Daten zur Abrechnung kommen (Mieterwechsel, andere Tageszahl, andere Verbrauchswerte etc.).

Diese Konten müssen nun angelegt werden und damit die Datenbank diese auch auseinanderhalten kann, muß jedes Abrechnungskonto einen eindeutigen Namen erhalten. Es empfiehlt sich eine Kombination aus Wohnungsbezeichnung, Mietername und Abrechnungsjahr nach folgendem Muster:

EG vorn Jakobstraße 2009 Maier
EG vorn Jakobstraße 2009 Leerstand
EG vorn Jakobstraße 2009 Schulte
EG vorn Jakobstraße 2010 Schulte
EG hinten Jakobstraße 2009 Leerstand
EG hinten Jakobstraße 2009 Schulz
EG hinten Jakobstraße 2010 Müller

zu verwenden. Sie können aber auch eine Nummerierung verwenden, solange Sie irgendwo Nummern und deren Zuordnung zu Mietern, Eigentümern und Wohnungen festhalten.

Jedes Konto muß einer Abrechnung zugeordnet werden, damit die Gesamtkosten der Abrechnung dem Konto anteilig zugewiesen werden können. Anschrift und Abrechnungsempfänger werden aus der Adreßdatenbank abgerufen. Tip: Im Konten-Menü finden Sie verschiedene Befehle zur beschleunigten Anlage von Konten bei Mieterwechsel, Jahreswechsel etc.

"Beginn Datum" und "Ende Datum" umgrenzen den Abrechnungszeitraum für das Konto, der nicht mit dem Abrechungsjahr deckungsgleich, aber innerhalb des Abrechnungsjahrs liegen muß. Ein Mieter kann etwa erst im Mai eingezogen oder schon im Oktober ausgezogen sein.

Innerhalb des vordefinierten Abrechnungszeitraums müssen Sie die Personenzahlen mit Datumsangaben eingeben. Diese dient zur genauen Umlage von personenbezogenen Kosten wie der Müllabfuhr. Da die Müllgebühren in Abhängigkeit von der Personenzahl steigen oder sinken, ist es wichtig festzuhalten, wann etwa durch Geburt und Tod, Scheidung oder Heirat sich die Personenzahl ändert. Achten Sie darauf, daß die Datumsangaben sich innerhalb des Abrechnungszeitraums bewegen und diesen auch voll abdecken. Aus Ihren Daten wird eine durchschnittliche Personenzahl für die prozent- und taggenaue Abrechnung ermittelt. Bis zu fünf Personenstandsänderungen sind möglich.

Zählerstände sind in einer eigenen Registerkarte zu erfassen:
• Wasserzähler - hier erfassen Sie die Verbrauchswerte von jeweils bis zu zehn Wasserzählern für Kalt- und Warmwasser.
• Heizung - wenn Sie die Abrechnung der Heizung selbst machen, tragen Sie hier den Heizungsverbrauch der Einheit ein. Ob Sie kw/h, Kubikmeter Gas oder Liter Heizöl eintragen ist egal, der Wert muß nur vergleichbar für alle Einheiten eines Objektes sein.

Quadratmeter ist die Größe der Wohnung - dieser Wert wird in Abhängigkeit vom Abrechnungszeitraum taggenau in Prozente umgerechnet.

Tausendstel Miteigentumsanteile ist nur für Eigentümer und Selbstnutzer Abrechnungen von Bedeutung. Über die Tausendstel-Anteile aus der Teilungserklärung werden Kosten wie Rücklagen, Verwaltung und Instandsetzungen umgelegt.

Wenn Sie in der Abrechnung mit frei definierbaren Umlagefaktoren arbeiten, dann geben Sie für die Konten den jeweiligen Prozentanteil an. Das Programm wirft Ihnen aus, wieviele Prozentanteile bereits insgesamt vergeben wurden. Mehr als 100% sollten Sie schließlich nicht umlegen.

Buchungen vornehmen

Jetzt sind alle Vorbereitungen getroffen und Sie können mit der Buchung von Kosten, Vorauszahlungen, Mieten, Sollstellungen etc. beginnen. Alle Umlagen übernimmt das Programm dabei automatisch. Wechseln Sie also über die Navigation ins Buchungen-Modul.

Neue Buchungen geben Sie mit Hilfe des Neu-Symbols unten am Bildschirmrand ein.

Umlagefähige Kosten buchen

Für jede Buchung legen Sie einen neuen Datensatz an und geben Buchungsbetreff, etwa die Rechnungsnummer und den Rechnungsaussteller, Buchungsbetrag und Buchungsdatum ein. Bei auf die Mieter und Selbstnutzer umlagefähigen Kosten müssen Sie eine Zuordnung gemäß Betriebskostenverordnung in die Kategorien


vornehmen. Auch wenn Sie mit diesen Kategorien vielleicht nicht immer ganz glücklich sind, so sind diese Kategorien doch vom Gesetzgeber über die Betriebskostenverordnung vorgegeben und im Falle eines Rechtsstreits über die Betriebskostenabrechnung von Gerichten anerkannt. Da Rechtssicherheit das Wichtigste ist, wenn Sie auf den Kosten nicht sitzen bleiben wollen, sollten Sie sich an diese Aufteilung der Kosten halten.

Hinweis: Im Abrechnungen-Modul können Sie in der Registerkarte Umlageschlüssel alternativ auch abweichende Bezeichnungen erfassen.

Für jede Kategorie können übrigens beliebig viele Buchungen erzeugt werden. So könnten die Wasserkosten aus 13 Buchungen für 12 Abschläge und eine Endabrechnung entstehen, die Summen bildet das Programm selbst. Unter Versicherungen kommen Gebäude- und Haftfplichtversicherung. Lasten sind Grundsteuer und andere öffentlich auferlegte Kosten. Kosten die Sie nicht haben - etwa für den Aufzug - müssen auch nicht mit Null eingegeben werden.

Zuletzt müssen Sie bei den umlagefähigen Kosten noch bestimmen, innerhalb welcher Abrechnung diese Kosten umgelegt werden sollen. Weitere Angaben sind nicht notwendig.

Sonderkosten buchen

Es können jederzeit Sonderfälle und Sonderkosten entstehen. Ein Mieter braucht vielleicht einen neuen Schlüssel und dieser Betrag soll eingebucht werden. Vielleicht haben Sie auch für nur zwei von drei Mietern eine Satellitenschüssel und können deren Kosten folgerichtig nicht auf alle Mieter umlegen, sondern müssen manuell teilen. In solchen Fällen können Sie bis zu fünf Sonderkosten-Positionen einzelnen Konten jeweils unterschiedlich zubuchen. Dies geschieht im Konten-Modul auf der Registerkarte Abrechnung/Salden-Anpassungen und damit außerhalb der normalen Verbuchungen.



Alternativ können Sie solche Sonderkosten auch von den Betriebskostenvorauszahlungen abziehen, was dann allerdings in einem entsprechenden Begleitschreiben oder mit einem Journalausdruck des Mieterkontos dokumentiert werden sollte. Möglicherweise verwenden Sie auch einen der freien Umlagefaktoren für die Zuordnung von Kosten, die nicht alle Mieter betreffen. Schließlich können Sie einzelne Abrechnungsempfänger in Konten auch von einer Kostenart und deren Umlage ganz ausnehmen.



Externe Heizkostenabrechnung

Das Ergebnis einer externen Heizkostenabrechnung von Firmen wie Ista, Kalorimeta, Brunata, Techem etc. buchen Sie ebenfalls wie Sonderkosten in der Registerkarte "Abrechnung/Salden-Anpassungen" des jeweiligen Kontos ein.



Betriebskostenvorauszahlungen buchen

Natürlich müssen Sie auch die Vorauszahlungen der Mieter und Eigentümer verbuchen und den Kosten gegenüberstellen. Bei den Vorauszahlungen ist keine Umlagezuordnung vorzunehmen und auch keine Abrechnung auszuwählen, da ja keine Umlage erfolgt. Vielmehr müssen sie bei den Vorauszahlungen diese direkt einem Abrechnungskonto und einem Partner zuordnen, denn nur dieser hat die Vorauszahlung geleistet.

Auch die Abschlußzahlung wird wie eine Vorauszahlung gehandhabt, wenn Sie diese später einbuchen wollen.

Mieten buchen

INtex Hausverwaltung dient nicht nur der Betriebskostenabrechnung, Sie können mit dem Programm auch eine Mieten-Buchführung vornehmen. Für die Sollstellung der Miete buchen Sie den Betrag der Kaltmiete zum Monatsdritten als Forderungsbetrag ein. Klicken Sie dazu auf das Neu-Symbol und wählen Sie Mietforderung buchen.


Erfolgt dann die eigentliche Mietzahlung, buchen Sie diese Mietzahlung als positiven Betrag ein über Mietzahlung buchen (Neu-Symbol). Mietsollstellungen und Mietzahlungen sind einem bestimmten Konto und einem Partner zuzuordnen, aber nicht einer Umlage.

Die Mietverbuchung und auch die Buchung von Vorauszahlungen können Sie sich vereinfachen, indem Sie im Modul Konten unter der Registerkarte Buchungen die Kaltmiete und Vorauszahlungsbeträge eintragen. Mit den Befehlen im Konten-Menü können Sie dann automatisiert die richtigen Beträge in die Buchhaltung eintragen.

Alternativ klicken Sie auf das Funktionen-Symbol und wählen aus dem Buchungsassistenten (L-Lizenz) die entsprechende Option aus. Hier haben Sie auch die Möglichkeit, verschiedene Buchungen für mehrere Mieterkonten gleichzeitig und automatisiert ausführen zu lassen.


Der Befehl "Mietkonto" (Suchen-Menü, Option Vordefinierte Suchabfragen) führt eine Abfrage auf das Mietkonto des Mieters aus und zeigt Ihnen so schnell, ob der Mieter Rückstände hat und wenn ja wie hoch diese sind. Unter Kontosalden unten können Sie ebenfalls die Salden für Miet- und Kautionskonto einsehen.



Buchführung

Wer die Buchungen später auch noch etwa für eine Gewinn- und Verlustrechnung oder die Steuer braucht, kann auch schon eine Vorverbuchung auf Buchhaltungskonten nach dem Soll- und Haben-Muster vornehmen. Nur für die Erstellung einer Betriebskostenabrechnung ist das nicht nötig. In der Registerkarte Buchführung des Buchungen-Moduls kann dazu jede Buchung einem Haben und einem Soll-Konto zugeordnet werden.

Umlagen

Das Programm übernimmt die Summierung und Umlage der von Ihnen eingebuchten Kosten gemäß den Kategorien der Betriebskostenverordnung automatisch. Im Modul Konten sehen Sie in der Registerkarte "Abrechnung/Umlagen" jederzeit, wie hoch die Gesamtkosten sind und welche Anteile dabei auf die Abrechnungseinheit entfallen. Die Registerkarte "Abrechnung - Salden/Anpassungen" zeigt dabei an, ob die Vorauszahlungen in etwa den Kosten angemessen sind.

Die Art der Umlage - nach Quadratmetern, Einheiten, Personen, Tausendstel, Verbrauch - ist dabei auf übliche Standardwerte voreingestellt. Diese können Sie aber ändern. Dazu gehen Sie ins Abrechnungen Modul auf die Registerkarte "Umlageschlüssel". Dort können Sie etwa die Wasserzähler für die Wasser- und Entwässerungskosten aktivieren, indem Sie die Umlageart für diese beiden Kostenrubriken von "Personen" auf "Verbrauch" umstellen. Außerdem können Sie hier auch Ihre freien Umlagefaktoren aktivieren.

Abrechnungen drucken

Eine Abrechnung kann jederzeit taggenau erfolgen und ausgedruckt oder als Acrobat PDF Datei gespeichert werden. Sie müssen lediglich im Konten-Modul auf das Drucken-Symbol am unteren Bildschirmrand klicken und gelangen zum Druckassistenten.


Klicken Sie auf den Schalter Abrechnung und Sie erhalten eine Vorschau der Abrechnungskonten. In der Vorschau können Sie blättern (Cmd + Pfeiltasten), zoomen (links unten) und über das Menü auch noch das Papierformat ändern.

Wählen Sie aus, was gedruckt werden soll. Im Drucken-Dialog (in der Vorschau beliebige Taste drücken) entscheiden Sie, ob die gewählte(n) Abrechnung(en) ausgedruckt oder als PDF gespeichert werden sollen.

Es werden immer die Abrechnungen der gerade aktiven Konten gedruckt. Wenn Sie nur einige oder bestimmte Konten abrechnen wollen, machen Sie entsprechend vorher eine Abfrage auf eben diese Konten. Fertig.

P.S: Ihre Adreßdaten und ein Logo fügen Sie über die Einstellungen in der Navigation ein.

Wirtschaftspläne

Für die WEG-Verwaltung können Sie in der INtex Hausverwaltung auch Wirtschaftspläne erstellen. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

• Erstellen Sie eine neue Abrechnung, etwa "Jakobstraße 2011 Wirtschaftsplan".
• Wählen Sie als Abrechnungsart "Wirtschaftsplan". Sollte der Vorgabe-Wirtschaftsplan nicht Ihren Vorstellungen entsprechen, wählen Sie "Individuelle Abrechnung" und bearbeiten Sie die Vorlage unter "Abrechnungslayout" so, wie Ihr Wirtschaftsplan aussehen soll. Ersetzen Sie also "Abrechnung" durch "Wirtschaftsplan" und löschen Sie die Teile, die Sie im Wirtschaftsplan nicht erfassen möchten.
• Erstellen Sie die voraussichtlichen Konten der Abrechnung für das Planjahr und ordnen diese der Wirtschaftsplan-Abrechnung zu.
• Buchen Sie Planzahlen für die verschiedenen Kostenarten und ordnen Sie diese der Abrechnung Wirtschaftsplan zu.
• Über "Abrechnung" drucken Sie den Wirtschaftsplan, aus.
• In Abrechnungen können Sie Wirtschaftsplan und Abrechnung verknüpfen und so Ist und Soll Zahlen einander gegenüberstellen.

Eine Liste der WEG Eigentümer mit Ihren Tausendstel-Anteilen können Sie nach Abfrage auf die Abrechnung im Konten-Modul jederzeit erstellen. Wechseln Sie zum Druckassistenten und wählen Sie Liste1 und Liste 2 aus. Die Inhalte dieser Liste können über die Registerkarte Konten im Einstellungen-Modul bestimmt werden.